證明信

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證明信（Certificate）

　　證明信是證明一個人的身份、經歷或一件事情的真實情況時所寫的專用書信。它也通常被稱為“證明”或“證明書”。

　　書寫證明信時要慎重，除了對所證明的事情一定要實事求是、準確無誤外，還應註意用語明確、肯定；不得塗改。為便於查考，證明信應留底稿，併進行登記。

　　證明信是證明某人身份、經歷或事情真相的。一般由單位或熟悉情況的個人來寫。具體來講，證明信適宜於下列一些情況：

　　1、某人要入黨入團，組織在進行調查時，原單位或有關人員要為其寫出證明信。

　　2、有些真相模糊不清的歷史事實或事件，由於被人歪曲，而當時親身經歷的人寫出證明以澄清事實。

　　3、在公安機關尋求某些案件的目擊者時，當時在場的群眾寫出證明信，以說明案發時的真實情況。

　　4、個人在為單位辦理某些事項，或個人由於具體情況而必須向單位作出解釋說明時，也可以請有關人員出據證明。

　　證明信的分類有很多種，依據不同，分類也不同。比如從證明信的內容來看，我們可以將證明信分為證明某人身份、證明某人某一時期的工作經歷和證明某件事情真相的證明信等。

　　從證明信具體的存在方式上來劃分的話，我們還可以將證明信分為公文式、書信式、便條式等三種格式。

　　證明信還可以從開據證明的人的不同而分為以組織的名義所發的證明信和以個人的名義所發的證明信兩種。而以組織的名義所發的證明信還可再分為普通書寫的證明信和印刷證明信兩種。我們認為這最後一種分法是較合理的。

　　1、以組織名義所發的證明信

　　這種證明信多數是證明某人曾在或正在該單位工作的證明信。它可以證明此人的身份、經歷、職務，以及同該單位的所屬關係等真實情況。這種材料的來源一般源於該單位的檔案，或來自調查研究。

　　以組織名義所發的證明信可採用普通書信形式，一般都是該單位的負責人或文書根據真實的檔案或調查的材料，來組織書寫的一種證明性書信。篇幅可長可短，視具體情況而定。

　　以組織名義發出的印刷式的證明信則是一種較方便的已事先把格式印好，只需填進主要內容的一種證明信。這種證明信一般留有存根，以備今後查看。這是一種較為正規的證明信。

　　2、以個人名義所發的證明信

　　這類證明信，由個人書寫。證明信的內容完全由個人負責。寫這樣的證明信，個人一定要嚴肅認真，仔細回憶，不得信筆由韁，馬馬虎虎。個人所寫的證明信一般都以個人名義、採用書信體格式。

　　證明信，通常具有以下一些特點：

　　1、憑證的特點

　　證明信的作用貴在證明，是持有者用以證明自己身份、經歷或某事真實性的一種憑證，所以證明信的第一個特點就是它的憑證的作用。

　　2、書信體的格式特點

　　證明信是一種專用書信，儘管證明信有好幾種形式，但它的寫法同書信的寫法基本一致，它大部分採用書信體的格式。

　　不論是哪種形式的證明信，其結構都大致相同，一般都有標題、稱呼、正文、署名和日期等構成。

　　1、標題

　　證明信的標題通常有以下兩種方式構成：

　　1）單獨以文種名作標題

　　一般就是在第一行中間冠以“證明信”、“證明”字樣。

　　2）由文種名和事由共同構成

一般也是寫在第一行中間。如“關於×××同志××情況(或問題)的證明”。

　　2、稱呼

　　要在第二行頂格寫上受文單位名稱或受文個人的姓名稱呼，然後加冒號。

　　有些供有關人員外出活動證明身份的證明信因沒有固定的受文者，開頭可以不寫受文者稱呼，而是在正文前用公文引導詞“茲”引起正文內容。

　　3、正文

　　正文要在稱呼寫完後另起一行，空兩格書寫。要針對對方所要求的要點寫，要你證明什麼問題就證明什麼問題，其它無關的不寫。如證明的是某人的歷史問題，則應寫清人名、何時、何地及所經歷的事情；若要證明某一事件，則要寫清參與者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因後果。也就是要寫清人物、事件的本來面目。

　　正文寫完後，要另起一行，頂格寫上“特此證明”四個字。也可直接在正文結尾處寫出。

　　4、落款

　　落款即署名和寫明成文日期。要在正文的右下方寫上證明單位或個人的姓名稱呼，成文日期寫在署名下另起一行，然後由證明單位或證明人加蓋公章或簽名、蓋私章，否則證明信將是無效的。

　　1、以個人名義所發的證明信。要寫明寫證明信者本人的政治面貌、工作情況等，以便使審閱證明信的人瞭解證明人的情況，從而鑒別證明材料的真偽與可信程度。

　　2、個人所寫的證明信的內容如果本人不太熟悉，應寫“僅供參考”的提示性語言。因為證明信有時是作為結論性證據的，所以要實事求是，嚴肅認真，要儘量言之有據。

　　3、對於隨身攜帶的證明信，一般要求在證明信的結章節附註明有效時間、過期無效的期限。

　　4、證明信的語言要十分準確，不可含糊其辭。證明信不能用鉛筆、紅色筆書寫，若有塗改，必須在塗改處加蓋公章。

　　證明信的書寫格式可參考下麵的例文。

　　例文1：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　證明信

××市國土局

　　您局×××同志，原是我局職工，已於××××年×月評為助理經濟師，特此證明。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××市××公司（公章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

　　例文2：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　證明

××市人事局：

　　你市×××同志曾於××××年×月至××××年×月在我校××系修業×年，成績合格，獲××學位。

　　特此證明

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××大學教務處（公章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日