催款函
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什麼是催款函[1]
催款函是在商務活動中針對到期應付而未付的欠款，以書面形式提醒並催促對方付款結賬的信函。
寫催款函除了達到催收欠款的目的外，還要註意不應當因為催款而影響雙方的友好關係和繼續合作，所以不要因為催款傷害雙方感情，形成敵意。
催款函的寫作要點[2]
通常來說，催款函要包括以下主要條款：
1．欠款單位的全稱和賬號；
2．欠款的原因；
3．欠款的時間；
4．欠款的金額；
5．發票號碼；
6．建議處理措施或意見。
催款函寫作規範[1]
- (一)標題
即件名或主題，在第一行居中用較大字體標註，指出信函的主要內容。可以直接書寫“催款函”、“催款信”等字樣。
- 細節提示
◆標註件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內容，也方便對方分發或歸檔時參考。
◆可以在文種名稱前面加上單位名稱，即寫成“××公司催款函”的形式。
◆件名或主題要根據需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略，但催款函為了醒目地提示對方，建議不省略。
- (二)稱謂
在標題之下另起—行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。
- 細節提示
◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。
◆如果沒有具體的受信人，則寫單位或部門的名稱，如“××公司行政部”。
◆如果有具體的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語，後面應當加上“先生”、“女士”、“經理”、“主任”等稱呼，如“尊敬的姚××經理”。
◆也可以酌情採用單位或部門名稱加上負責人職銜的形式，如“尊敬的行政部經理”。
- (三)正文
在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般應當寫上對方欠款的事項、時間、原因、金額、發票號碼等信息，再說明催款單位的處理意見，如提醒對方及時付款、商議其他付款方式、最後的付款期限等，必要時還可以寫上催款單位的地址、電話、經辦人等。
- 細節提示
◆出於保持友好關係的考慮，催款函可以分階段發出：第一階段主要予以提醒，第二階段應當直接催款，第三階段酌情“最後通牒”。
◆不論哪個階段，語氣、措辭都要保持理性，禮貌得體，不要尖酸刻薄，諷刺挖苦。
◆也可以製作催款單模板填寫相關項目即可。
- (四)結語
在正文之下另起一行空兩格書寫“恭祝”、“順祝”等表示恭謹之意的詞語，再另起一行頂格書寫“生意興隆”、“財源亨通”等表達祝願之意的話，後面不必加標點符號。
- 細節提示
◆不要因為催款而忽略了結語的公關功能。
◆如果是最後通牒階段，結語使用“此致——敬禮”更顯得堅定而有禮。
- (五)落款
在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。
- 細節提示
◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。
◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應當書寫其全稱或規範化簡稱。
◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標示其單位或部門名稱。
◆如果隨函附有相關證明材料，可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件：×××票據複印件”等附件說明語。
範例1：
尊敬的XX公司研發部：
貴公司××年×月×日從我公司購買的一批印表機，雙方協議於××月×日付款，現已過期20天有餘，請儘快付清款額。良好的信譽是我們雙方應共同遵守的，如果貴公司有什麼日難，可來人來函商議付款事宜。聯繫方式：XXXXXXXX。
望速迴音。
恭祝
生意興隆
××辦公用品公司銷售部
××年×月X日
範例2：
尊敬的XX公司負責人：
貴公司應於X月×日向我公司付款一事遲遲未兌現，現已過付款期1個月有餘，其間多次去函催問，未見迴音。我公司投入再生產急需該筆款額，請務必於×月X日前付清全部貨款，以免發生向法院提出訴訟等不愉快事宜。
此致
敬禮
××辦公用品公司
××年×月X日
範例3：
尊敬的XXX先生：
貴方於X×年X月X日訂購××節能燈管60箱，貨款金額合計1．5萬元，發票號為X××XX。貴方業務繁忙，疏忽大意在所難免，故致函提醒，敬請執行結算。我公司賬號XXXXXX。逾期按照銀行規定加收2‰的罰金。如有特殊情況，請與我公司財務科××聯繫。
電話：××××××郵編：×××××地址：×××××
謝謝。
××公司事業部
××年×月×日
