会前准备

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目录

什么是会前准备

  会前准备是指通常在比较重要的大型会议之前,需要从行政部门抽调人员组建筹备组,严格按程序做会前准备;一些小型的例会,准备工作比较简单。会前准备根据会议规模和重要性而定。

会前准备的步骤

  下面对会前准备过程的每一步骤作详细介绍(企业的会前准备程序如图1所示):

图1
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图1

确定会议目的和目标

  召开会议的首项准备工作是确定会议的目的和目标。开会应该有明确的目的。了解各种会议所具有的功能及所能达到的目标,是设定会议目的和目标的重点。一般会议的目的(见图2)。

图2
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图2

  当然,一个会议可能有两个或两个以上的目的,但一般说来不宜过多,以一两个为好。在会议开始之前,主持人应明确提出会议的目的,根据会议目的,还应设定具体的目标。有效的会议目标,至少须符合两个条件:一是具体并可衡量;二是困难但能达到。

确定议题

  设定会议目的和目标只是一个大方向,想把会议开得有效率,还必须拟妥相关的议题。在拟定议题时,有三点值得注意

  1、议题必须紧扣会议目标

  凡是与会议的目的无关的议题都不要列入会议的议程,以免分散会议的主题,从而既延长会议的时间,又有可能引起不必要的麻烦。

  2、各项议题之间最好存在的有机的联系

  也只有这样,才能使会议得以顺利进行。因为会议的顺利进行往往取决于一个问题接一个问题的解决,上一个问题不解决或解决得不够彻底,往往会影响下一个问题的讨论和解决。

  3、应清楚地指出各项议题所需讨论的时间

  这样可以使与会人员做到心中有数。

确定与会者

  在企业中,真正创造价值的领域是在生产经营过程之中,而不是在会场上。减轻企业成员的会议负担,无疑是一种人力资源的节约,使更多的人能为企业创造价值,提高会议效率,从确定与会者开始。把每一个与会者都当作一种“资源”,而不是一种“名分”。资源的利用按“目的”和“需要”而定。确定与会者的关键,不是看谁有资格参加,而是要弄清谁有必要参加。确定与会者时,应考虑以下因素:

  1、与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任

  2、与会者是否与会后的行动直接相关;

  3、与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验,是否能有助于议题的深化;

  4、与会者是否有能力或有权力达成一项决议;

  5、与会者是否多余或可无可有;

  6、与会者是否能全身心投入会议;

  7、与会者是否会妨碍会议总体成效;是否会造成对他人的心理压力,影响他人发言的质量或真实性。

  此外,必须有效地控制与会者人数,一般来说,与会者人数越多(如超过20人),则与会者的参与意识越弱,会议的质量也就越差,甚至有负面效应。所以,人数太多时,就应该设法分组讨论或设分会场。

选择开会时间

  在会前准备时,必须考虑开会时间的选择,确保全体与会者能够按时出席、安心开会。选择开会时间应考虑下列因素:

  1、会前调查,把握全体与会者方便的时间段。任意安排一个时间开会,可能会打乱某些人的日程安排。

  2、选择与会者中关键人物的最佳时间开会,确保关键人物集中精力开好会议。

  3、恰当安排会议时间,避免与企业最重要的经营活动冲突;避免会议打乱企业工作的正常运行秩序。同时保证生产经营活动中的关键人物,能有充足的时间做出安排,不至于因出席会议而影响企业效益或效率。

  4、力求开短会,在很短的时间内能集中精力,达到最大效果。议程如果太长,连续开会时间超过半天,就应设法分两个时间段开会。

  此外,还应该注意把握开会的时机,时效性很强的会议,要尽早安排;需要酝酿和深思熟虑的会议,可以拖后召开。

选择开会地点

  也许企业内的会议室或办公室是最常利用、最自然的会议场所,但不一定有助于达到开会的目的。熟悉的开会地点,往往影响员工思维,不利于开发员工的创造性思维,难以激发员工的热情,去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、环境氛围以及远离日常工作场所,会潜在地影响每一个与会者的情绪,影响会议的质量。开会地点的选择,还应考虑以下一些硬件条件:

  1、会址必须考虑距离上的远近,以及路线上、交通上的方便,便于与会者能按时到会。

  2、会场内外必须保持安静,要有良好的通风和照明设施,以及室温调控装置,以便与会者能够长时间保持清醒头脑,集中精力参与会议。

  3、会场的空间必须适宜,平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大,冷冷清清,会议气氛会受影响。空间过小,容易产生拥挤沉闷感,会议效果也会受到影响。

  4、外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便,考虑费用开支,考虑衣食起居的舒适等等。

拟定议事日程

  并非所有会议都必须拟定书面的议程,但是,与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项,以便有所准备。

  议程即会议的程序表,其中包括会议内容,讨论事项,与会者姓名,各项事宜的时间分配,开会时间和地点等等,参阅图3及4。

(图3)(图4)

  议事日程通常由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点:

  1、重要的议案或事项,必须列在整个议事日程的前项。反之,不重要的事项,靠后讨论。

  2、必须合理分配各项议案或事项的时间,尤其要为重要的事项留出足够的时间;必要时标出各议案的时间分配,以便会议主席及与会者控制时间。

  3、每次会议议程不必太杂,内容不必太长,以提高会议的成效。必要时可以考虑分两次开会,或分阶段讨论同一个议案。

  4、议程的目的在于提醒与会者注意,并为开好会议早作准备,所以,议程应提前4一7天交至每一位与会者。一些企业会议通知与议程合而为一,同时通知与会者。

  5、如果会议很重要,在时间允许的情况下,可以事先要求与会者作何种准备,并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上,送发全体与会者。

  6、提前送发与议程有关的会议资料,以减少会议讨论的时间。

  7、会议持续两个小时以上者,应考虑在议程中安排中间休息时间,并注意在会议结束后,留出一定的社交时间。

会场布置

  会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排。

  1、会场空间的布置

  因其会议性质与人数的不同,会场可有各种不同的布置。

  以下介绍布置会场的几种风格:

  (1)礼堂式。面向房间前方摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。其优点是在留有过道的情况下能最大程度地摆放座椅。缺点是观众没有地方放资料,也没有桌子可用于记笔记(图5)。

  (2)弦月式。房间内放置一些圆形或椭圆形桌子。椅子只放在桌子的一面以便所有的观众都面向屋子前方。圆形桌一般直径为18米(见图6)。

  (3)正方形会场或长方形会场。这是常见的两种会场形式,主持人较容易控制会议的进行,但如果桌面布置太长,主持人则难以有效控制全局(见图7)。

  “U”形会场。这是近年来比较流行的会议室形式,它兼顾了圆形、方形、长方形的优点,有利于多方沟通,是一种非常有利于提高会议效率的会场形式(见图8)。

  以上各种形式的会场各有优点,但对于超过1000人的大型活动,礼堂式最为适合。这时,有讲台是十分必要的,否则,坐在最后的观众不可能看得清最前面的演讲者,还应该在台子两边设置超大屏幕使演讲人的影像放大。两个屏幕摆放角度应面向中心主席台以便观众能有最佳视觉效果(见图9)。

(图5)(图6)
(图7)(图8)(图9)

  会场布置除了要考虑空间的安排,还要考虑一些具体因素,这些因素包括:

  (1)必须保证会议使用时间,避免在会议尚未结束时,会议室又有其他安排,致使会议中断或转移地点。

  (2)会议室位置必须让主持人和与会者都感到方便。

  (3)场地大小须适合会议规模,避免过大或过小。

  (4)有必要的设施条件,一般如桌椅、照明、通风、通讯等;高级的,如视听、投影、音像器材等。

  (5)不受外界干扰。

  (6)除了安排桌椅,布置会场还需要考虑一些细节:若与会者彼此不熟悉,可在每人桌上放上各自的身份牌;若设无烟会议室,可适当安排吸烟区;可以在会议室中放几盆观赏植物,改善会场气氛;准备好会议所需的各种材料、文件及视听器材;用先进的设备,甚至用“清香空调系统”改善会议室的空气质量。

  2、会议座位安排

  没有任何一种单一的座位安排能够满足所有的目的,这是必须清楚认识的一点,每一种座位安排的模式都有既定的优势和劣势。当然,正确的选择应该是:在选择最适合的听众,最能合乎其目的的模式时,还要考虑每种模式可能产生的效果。以下就是会议、会谈座位安排的范例表。

  (1)阶梯式结构体(见图10):

会议效果:
强调主席的重要性;
让听众清楚地看到直观资料;
严格限制听众之间的讨论;
使记笔记比较困难;
通过问与答,增加主席与听众之间进行讨论的可能性。
(图10)

  (2)没有桌子的围坐式(见图11):

会议效果:
削弱会议主席的重要性;
减少与会者参考笔记或其他资料的可能性;
使记笔记比较困难;
鼓励与会者之间的讨论。
(图11)

  (3)椭圆形或圆桌形(见图12):

会议效果:
不强调主席的重要性;
给演示直观资料造成困难;
鼓励与会者之间进行讨论;
容易作笔记(注:凡配桌子的会议均如此)。
(图12)

  (4)工作群体形(见图13):

会议效果:
鼓励每一小组的组内讨论;
降低会议主席的重要性;
减少组与组之间讨论的可能性;
不便于直观教材的展示;
气氛随便。
(图13)

  (5)L型结构体(见图14):

会议效果:
强调会议主席的主要性,同时也重视会议主席的主要追随者或对手;
鼓励长方桌两边的成员形成对立的双方;
鼓励长方桌双边的与会者正面讨论;
有利于展示大多数直观资料;
如果主席不能很好地控制会场局面,容易导致长方桌两边成员的争执。
(图14)

  (6)U型结构体(见图15):

会议效果:
强调会议主席的主要性;
鼓励与会者之间进行讨论;
使与会者的精神更加集中;
能增加主席与听众之间进行讨论的可能性。
(图15)(图16)

  另外,与U型结构体相似的有一个叫“天桥型结构体”的会议座位排列,其范例表如图16:

  会议一旦决定召开,应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。并且指示与会者尽早给予答复,或返还出席会议的回执,以便会务组统计出席者名单,参阅图17,18及19。

(图17)(图18)(图19)

会前审核

  会议的一切准备工作就绪之后,必须作最后的会前审核,以免出现重大的疏漏,参阅图(20)。

  邀请与会人员的选定标准:

  对于该项议题确实深有感触者;

  对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者;

  本次会议的结论将会对其有所影响者;

  邀其与会参与发言讨论的好处要比因该职员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。

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