声像档案
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声像档案是指在社会活动中形成的,具有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)、唱片、录音带、录像带等专门载体的档案
声像档案的特点是记实性、直感性、异损性、可读性差。
声像档案产生于生产、科研等各种社会活动中,大多分散在各部门及个人手中。
声像档案的归档、移交还未像一般纸质档案那样形成统一的制度。因此,收集较困难。
声像档案的收集可通过以下途径:
1、建立健全声像归档制度,强化常规收集
归档的声像材料须是原版、原件,正片与底片相符,图像清晰,声音清楚,不得磨损,并加以必要的文字说明。
2、扩大收集渠道,通过各种方式收集
3、通过自拍、自录,有计划、有步骤地积累声像档案。
如果一个立档单位形成的声像档案数量不多,可以与同一全宗的其他载体档案统一分类、编目。在分类类目统一的前提下,将声像档案分开存放、单独保管。
反之,则应将声像档案与一般纸质档案分开整理,专门进行分类编目,加上参见号。
声像的实体应单独存放、保管。
(一)照片档案的整理
照片档案由底片、照片、文字说明三部分组成。
底片应单独整理和存放,照片和文字说明一同整理和存放。
底片的整理
分类方法:按尺寸大小、制成材料、底片种类、年代等;
编号:全宗号-类号-底片号-分号(10-J4-236-2);
照片的整理
一般按年代-问题进行分类;
文字说明
包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
(二)唱片档案的整理
按金属模板和唱片两大类分别进行整理。
金属模板按版次、片号、版号进行分类整理。
唱片按片种、规格、内容进行分类整理。
唱片档案一般采用流水编号法。
一般应附有文字记录材料,是唱片档案的组成部分。
(三)录音带、录像带的整理
数量不多,整理时可不分类,按归档时间顺序编号。
数量多,应按内容分类,类下再按时间编流水号。
统一内容分录的几盘磁带应统一编号,各盘编分号。
(一)声像档案的鉴定
物理性能的鉴定
内容的鉴定
须由专业人员进行鉴定
(二)声像档案的保管
七防:防光、防火、防尘、防虫、防潮、防盗、防有害气体。
库房温度、相对湿度(40%~60%)
避开30奥斯特以上的磁场