时间管理优先矩阵

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时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

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什么是时间管理优先矩阵?

  新一代的时间管理理论,把时间按其紧迫性和重要性分成 ABCD四类,形成时间管理的优先矩阵。如下图所示:

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

        图:时间管理的优先矩阵

  紧迫性是指必须立即处理的事情,不能拖延。

  重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要,越有利于实现核心目标,就越重要。

  有些事情紧迫又重要,如有限期压力的计划;

  可能有些事情是紧迫但不重要,如有不速之客,或者某些电话

  有些事重要,但是不紧迫,如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。

  当然有很多事情不重要,又不紧迫,如琐碎的杂事,无聊的谈话等。

  如下图所示。

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

      图:时间管理重要性与紧迫性示意图

  不同类的事情要如何去安排,时间如何加以调整,加以运用,这些事情让你去做一个什么样的人,有四种可以参考。

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

  压力人( A),认为每样事情都很重要,很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作,你应该学习投资你的时间,去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急,但不重要的,那种叫做没有用的人(C),你总在应付一些杂事,做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人(D)。注重哪一类事务,你就成为哪一类人。

如何使用时间管理优先矩阵

  1.将有待进行的行动方案列一分清单。

  例如,秘书在上班半个小时之后列了一分今天上午需要做的事情的清单:

  a.到餐馆订餐,并查看宴请环境。

  b.给A公司的小王打电话,约定今晚的活动

  c.给远在北京的B公司副总寄一封信

  d.完成报告写作工作,并打印成文

  e.安排老板与客户会面

  f.给一个同学打电话

  g.为老板报销出差费用

  2.绘制一张矩阵图。根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中。

  Image:优先矩阵图.jpg

  3.根据个行动方案所在象限不同,确定将各行动方案的优先顺序。

  Image:象限图.jpg

  本例:根据优先矩阵,秘书排定了今天商务待做事情的先后顺序是e、c、g、d、a、b、f。

时间管理优先矩阵自检

  请回答下列问题:

  (1)ABCD这四类人中,你认为自己属于哪一类人?

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  ____________________________________________________________________

  你要成为一名从容不迫的人,成为一名压力很重的人,成为一名无用的人,甚至要成为一名懒人的话,选择权在于你,决定权在于你。上述的情形都是决定于人们的心态,应如何看待自己,以及怎样决定让自己成为一名什么样的人,才能够适应这个社会,能够让你的未来活得更潇洒,活得更有意义。

  (2)你是否是一名目标明确的人?

  来一起来玩个游戏。现在给每个人都发 500元钱,你可以用这些钱去买下列的每一种商品,直到把钱花完为止。同时买完商品以后,不能退货,请慎重考虑。

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

  如果你经过认真思考,把它记下来,因为他们就是你要的东西,这些都是您的时间与精力所实现的人生目标。你来想一想看一下,这 500元钱你会买什么。

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  相信每个人一定会想,时光倒流 200元,当然愿意买。时间大于金钱,时间比金钱更重要。你应该重新地检讨自己,确立你人生的目标。

  因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成,能够直接帮助你在人生奋斗目标中,或者是日常生活中具体的目标,也可以帮助实现人生的目标,所以时间管理中一定要对时间善加运用或投资,因为时间永远没有办法倒流。

要用时间管理优先矩阵的意义

  • 优先矩阵可以由一个人或若干人来实施,既可用于制定计划,也可用于决策思考。
  • 注意不要让太多的人参与进来,那也的话会由于意见太多而无法实施。
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评论(共6条)

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58.221.232.* 在 2009年10月17日 09:26 发表

基础管理知识,对我很受用,谢谢!

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218.4.149.* 在 2011年7月25日 08:13 发表

重要不紧迫

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118.213.100.* 在 2012年5月20日 00:13 发表

很清晰,将四个区分成四类人,很有感觉.

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1.82.229.* 在 2016年1月1日 19:02 发表

很不错的时间管理方法

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60.181.43.* 在 2016年10月23日 18:30 发表

受教了

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223.64.87.* 在 2017年7月30日 23:03 发表

非常棒的介绍并且结合案例和思考的空间

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