时间“四象限”法

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什么是时间“四象限”法

  时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

  按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

  以下是四个象限的具体说明:

  1、第一象限是重要又急迫的事。

  举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

  这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

  该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。

  2、第二象限是重要但不紧急的事。

  案例:主要是与生活品质有关,包括学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、长期规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

  荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

  这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

  3、第三象限是紧急但不重要的事。

  举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。

  表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准

  4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

  举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家

  简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。


  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

      图:时间管理重要性与紧迫性示意图

  不同类的事情要如何去安排,时间如何加以调整,加以运用,这些事情让你去做一个什么样的人,有四种可以参考。

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

  压力人( A),认为每样事情都很重要,很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作,你应该学习投资你的时间,去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急,但不重要的,那种叫做没有用的人(C),你总在应付一些杂事,做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人(D)。注重哪一类事务,你就成为哪一类人。

如何使用时间管理优先矩阵

  1.将有待进行的行动方案列一分清单。

  例如,秘书在上班半个小时之后列了一分今天上午需要做的事情的清单:

  a.到餐馆订餐,并查看宴请环境。

  b.给A公司的小王打电话,约定今晚的活动

  c.给远在北京的B公司副总寄一封信

  d.完成报告写作工作,并打印成文

  e.安排老板与客户会面

  f.给一个同学打电话

  g.为老板报销出差费用

  2.绘制一张矩阵图。根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同,将所有方案填入图形之中。

  Image:优先矩阵图.jpg

  3.根据个行动方案所在象限不同,确定将各行动方案的优先顺序。

  Image:象限图.jpg

  本例:根据优先矩阵,秘书排定了今天商务待做事情的先后顺序是e、c、g、d、a、b、f。

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评论(共21条)

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Ljh404 (Talk | 贡献) 在 2011年5月14日 09:02 发表

事有轻重缓急,可很多人却。。

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邹烨 (Talk | 贡献) 在 2011年5月15日 13:30 发表

初中和高中甚至大学都是没有处理好这四个象限的关系,所以搞得自己很忙,但是又没有效率,如果能早点看到这个理论和有人跟我说就好了,谢谢大家的分享!

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Zybhothot (Talk | 贡献) 在 2011年5月25日 10:17 发表

学习过这个理论,复习了,但是感觉到工作中为何都是第一象限的事情

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陈大爷 (Talk | 贡献) 在 2011年11月1日 12:40 发表

这个不是很找之前 卡耐基就提出来么

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曹峰 (Talk | 贡献) 在 2011年11月2日 15:01 发表

这些即使没听过的人可能都会自己划分的

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典琪 (Talk | 贡献) 在 2011年11月6日 12:57 发表

作用极大哦!!!

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何文美 (Talk | 贡献) 在 2011年11月9日 03:06 发表

1、对于不同的人群,这四个象限的范畴是不一致的,所以定位好自己的四个象限是非常重要的。 2、不过很多人很难处理好相邻象限的工作关系,导致大家很忙碌,但是没有效率。

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谢巧妹 (Talk | 贡献) 在 2011年11月18日 21:45 发表

对于第二、第三象限解释不错,解疑答惑了

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李石磊 (Talk | 贡献) 在 2011年11月22日 20:06 发表

理论性不错,但怎样更好实用呢?

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赵世美  (Talk | 贡献) 在 2011年11月25日 16:37 发表

茅塞顿开啊,加油!

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001捭阖 (Talk | 贡献) 在 2011年12月1日 11:39 发表

精彩之极,曾经我就陷入其中的循环之中,曾我也思考自己的行动 ,心理,为什么会这样的循环,似有异曲同工之妙,然而此处描述确实如此定位分析的清晰,让人一看就明白!

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邓凯 (Talk | 贡献) 在 2012年5月26日 22:04 发表

说的很有道理。。呵呵!

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baron (Talk | 贡献) 在 2013年9月6日 13:14 发表

我在测试用在时间管理上

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王震 (Talk | 贡献) 在 2013年12月17日 21:09 发表

很有道理~学习了

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夏凌风 (Talk | 贡献) 在 2013年12月26日 12:53 发表

这个定律是让人们真的分清事情的本质。有调理的生活和工作。但是有时候外面也需要做点重要也不紧急的事情。比如和和家人多在一起。

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苏叶 (Talk | 贡献) 在 2013年12月31日 14:05 发表

受益了。

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秦从雯 (Talk | 贡献) 在 2014年1月10日 11:12 发表

恩恩,很受益

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霍宝樑 (Talk | 贡献) 在 2014年2月6日 00:44 发表

非常有启发性。 平时忽略了第二象限, 今后要多留意

谢谢

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11淡然 (Talk | 贡献) 在 2016年7月5日 08:07 发表

你有创新我不反对,但我还是保留个人意见,个人认为,扯淡,废话连篇,不实事求是

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Becky083 (Talk | 贡献) 在 2016年10月3日 12:51 发表

有用的思维逻辑,让我重新思考事物的轻重缓急

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静姝之父 (Talk | 贡献) 在 2017年3月30日 09:29 发表

观点提出很久,一直没有得到很好的运用。

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