停顿型组织
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停顿型组织指的是某个组织不会进步,只能原地踏步,处于一个停顿的状态。各个部门都只是盯着这个领导部门,与部门之间协作停止了[1]。
上图所显示的停顿型组织有 A 、 B 、 C 、 D 、 E 五个部门,部门与部门之间很明显是断层的,也就是部门与部门之间不沟通也不协作。各个部门的通病就是眼睛都喜欢往上看,上面那个方块代表一个领导,各个部门都只盯着这个领导,因为他们的薪水、升迁、考核以及调动等事宜,都是由这个领导决定的。而当大家的眼睛都统统往上看的时候,部门与部门之间的协作就停止了。
公司里有好多事情没有处理好,并不是这件事情本身有什么问题,而是因为人与人、组织与组织、单位与单位之间的沟通不畅,只从自己的部门出发,没有共同协作。
摆脱停顿型组织的方法[1]
1、垂直沟通只会令部门间协作断层
战国时期,葡相如两次出使秦国,为保全赵国不受屈辱,立下了大功。所以,赵惠文王十分信任葡相如,拜他为上卿,地位在大将军廉颇之上。廉颇很不服气,私下对自己的门客说:"我是赵国大将,立下过多少汗马功劳!葡相如他有什么了不起的?反倒爬到我头上来了!等我见到他,一定要给他点颜色看看。"
这话传到了葡相如的耳朵里,葡相如就装病不去上朝,以避免和廉颇碰面。但有一天,葡相如带着门客坐车出门时,老远就看见廉颇的车马了,葡相如便赶忙让赶车人把自己的车退到小巷里,打算躲一躲。这让葡相如的门客很不解,他们认为葡相如不该如此胆小怕事。葡相如问了他们一句话:"你们认为,廉将军和秦王哪个人的势力大?""当然是秦王的势力大。"葡相如又说:"对呀!天下的诸侯都怕秦王,但是为了保卫赵国,我就敢当面责备他。为什么我见了廉将军反倒会退缩呢?是因为我想过了,强大的秦国之所以不敢来侵犯赵国,就因为我和廉将军两个人在。要是我们两个人不和,秦国知道了,肯定会趁机来侵犯赵国的。就为这个,我宁愿躲着他。"
我们可以将廉颇和葡相如视为两个部门的主管,他们是否合作,则意味着他们各自所在的部门能否共同协作。如果葡相如不是这么深明大义,避开廉颇的锋芒,而是选择了和廉颇对抗到底,两个人各司其政,各自在赵惠文王面前诋毁对方、为自己邀功,恐怕赵国就会一蹶不振了。
2.不要让下属随便敲你的门
下属经常会有些事情想要麻烦你,也就是说,希望你帮他们沟通或者协调一下。我的建议是,不要让下属随便敲你的门,不要让他们都是带着问题来敲门,应该让他们先养成自己思考的习惯,如果他们自己先思考了,并且真的没有办法解决,那么这个时候他们才能敲门进来。
我在美国雅诗兰黛工作的时候,我发现我的美国同事很少去敲我的门,这是因为他们希望拥有自己的创意,如果什么事情都问我,而我都把自己的想法告诉他们的话,我的话就变成了答案,他们自己却一点儿创意也没有。可见,美国人不愿意敲主管的门,是因为他们希望拥有自己的创意,不想人云亦云。
在日本的时候,我下属的日本人也不太敲我的门,当然他们的观念和美国人不太一样,结果却都是不敲我的门。在日本,人们普遍认为,遇到事情就到主管的房间去请示,是一种无能的表现,这表示自己没有能力。日本的主管也看不起这样的员工。所以,如果有事情的话,他们会尽量在外面协调,实在没办法了,才会敲门来问我的意见。
坦率地说,我的下属是美国人、日本人或德国人的时候,我当主管比较轻松。我在国内工作的时候,情况就不一样了,下属们太喜欢敲门了,事无巨细地请示。当然,出现这种情况,主管和下属都要进行检讨,做主管的喜欢人家请示,表示自己很有权力,而下属们也就逐渐形成了依赖心理,不断地请示。但主管只有一个人,不可能面面俱到,另外,主管的真正意义是你有决策权,而不是要靠你来解决所有的问题,因此,动脑筋的事情应该交给下属,让他们去动、去思考。
3.让当事双方在你面前沟通
假如你是科长,下属张三敲门:"科长,李四和我没办法沟通。"那你应该怎么办呢,应该说:"是吗?去把李四找过来。"当张三和李四都坐到你面前的时候,你又说:"张三、李四,听说你们有事情不能够沟通,现在都说来听听,我看看是什么地方那么难沟通。"你就端着杯咖啡或茶坐在那里听。很可能不到十分钟,他们就沟通好了,回去了。
管理,从思想上来说是哲学的,从理论上来说是科学的,从操作上来说是艺术的。
其实,真正的问题不在于事情很难沟通,真正的问题在于当事双方的心态,我卡你、你卡我,谁怕?这才是问题的关键。在他们两个人谈话的时候,你要注意他们不够团结的地方:"张三,我上次开会的时候不是说你是这个项目的总指挥吗?你应该主动告诉李四啊。""哎,李四,上次开会的时候,你不是坐在底下吗?张三是项目总指挥,他忘了告诉你,你就不能反过来问问他吗?""你们两个太没有团队精神了。"有的时候,你还可以借题发挥,教育一下他们。不能相互沟通的两个人只要一讲话,你就会发现,他们都犯了本位主义的错误,所以你应该借机会教育教育他们,指出他们不能沟通是因为缺乏团队精神。
只要他们在外面不能沟通,主管就应该把他们两个拽到自己的面前沟通。很多主管会犯一个毛病,一听张三说李四跟他不能沟通,就找李四来问,这样做是传令兵。请记住,主管是指挥官,是决策者,是看下属有没有好好地协作,如果你像小蜜蜂一样地跑来跑去,替他们链接,那就不像主管了,这也不是主管应该做的工作。正确的做法是少讲话,多听多看,让下属在你面前自己沟通。如果他们不会沟通或者沟通不好,那你就应该批评教育他们了,或者再严重点,给他们警告;再不行,就给他们记小过或大过;比这更严重的,那就待岗或停职;最严重的后果就是下岗。
针对不同的情况,你可以按不同的方式处理,总之,最后的目的是要让员工学会协作,并自己沟通好。
4.做滥好人只会损伤团队战斗力
做企业跟带部队打仗一样,都是要发挥团队精神。团队效益不好的,我们就要处分。在公司里,就是要把表现不好的部门或部门主管议处,小到一个警告,大到一个记过,你总要做到一点。如果今天这个部门不团结,你就好像没看到一样,故意装不知道,那它就会慢慢地腐蚀你们整个公司的生产力,也就是部队里面所谓的战斗力,最后你的公司慢慢地就变得完全没有绩效了。做什么人,都不要做滥好人,该处罚的一定要处罚。
很多部队的溃败和很多公司的瓦解,大概都跟本身的战斗力、生产力被腐蚀,团队精神没有凝聚起来有非常大的关系。
5.批公文不是只能在办公室
积压公文的弊病必须解决。在公司里,如果大家的眼睛都往上看,那就表示公文统统都压到了上面,下面的工作无法正常开展,只能等待。
一个公司的公文应该是有期限的,我建议你把需要批的公文搞一个期限的颜色管理,比如把文件夹分成红、绿、蓝、黄,以此来区分公文的轻重缓急。红色的文件夹送过来,最好不要超过一天;绿色的文件夹送过来,不要超过两天;蓝色的文件夹送过来,不要超过三天;黄色的文件夹,批示的时间可以稍长一些,但最好不要超过一周。身为主管,最好不要让公文压在你的手上。如果主管分好几层,每一层都压几天,那最终文件送到总经理和董事长那里的时候,要经过多少天呢?很容易耽误事情。
身为一个主管尤其是高级主管,要随时注意自己的桌上还有什么公文没有批,因为高级主管的公文只要一压在那里,整个公司的这部分业务就会停顿了,所以积压公文这个弊病一定要革除。大多数时候,并不是大家不想好好工作,而是一层层的批示,一关关的积压,最后把公文给卡住了,没办法顺利地开展工作。我们应该积极思变,根据具体情况,不断地调整公文的批改方式。