項目管理系統

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目錄

什麼是項目管理系統[1]

  項目管理系統是由管理項目用的工具、技術、方法系、資源和程式組成的整體。正式或不正式的項目管理系統幫助項目經理將項目有效地引向成功。項目管理系統是一整套結合為統一有機整體的過程和有關的控制職能

項目管理系統的特征

  1.預算成本控制

  大部分項目管理系統系統都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算,也可以具體明確到期支付日;對於原材料,可以確定一次性或持續成本;對各種材料,可以設立相應的會計和預算代碼。另外,還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟體程式都應用這一信息來幫助計算項目成本,在項目過程中跟蹤費用。項目過程中,隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本預算成本進行對比分析,在計劃和彙報工作中都要用到這一信息。大多數軟體程式可以隨時顯示並列印出每項任務、每種資源(人員、機器等)或整個項目的費用情況。

  2.日程表

  日程表程式主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統軟體都對基本工作時間設置一個預設值,比如星期一到星期五,早上8點到下午5點,中間有一小時的午餐時間。對於各個單項資源或一組資源,可以修改此日程表。例如:修改上、下班時間,按非工作時間輸入公司假期,輸入各種換班(白天、夜晚),包括節假日以及數量單位(小時、天、周)。彙報工作進程時要用到這些日程表,它通常可以根據每個單項資源按天、周或月列印出來,或者將整個項目的日程列印成一份全面的,可能有牆壁大的項目日程表。

  3.電子郵件

  一些項目管理系統程式的共同特征是可以通過電子郵件發送項目信息。這一功能使得用戶不必通過印表機或屏幕顯示,直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件,項目團隊成員可以瞭解重大變化,比如最新的項目計劃或進度計劃,可以掌握當前的項目工作情況,也可以發出各種業務表格。

  4.圖形

  對於有大量活動事項的項目工程,人工制出一份甘特圖網路圖,或人工進行修改製圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地製作各種圖表,包括甘特圖網路圖。有了基準計劃後,任何修改就可以輕易地輸入到系統中,圖表自動會反映出這些改變。項目管理系統可以將甘特圖中的任務連接起來,顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網路圖之間來迴轉換顯示。另外,圖形和表格通常有以下功能供用戶使用:   

  . 進行任務和關係的互動式操作處理。例如,通過圖表連接任務,改變優先關係或通過擴展活動持續顯示功能來改變活動持續時間。   

  . 定製格式,例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件佈局。   

  . 顯示任務或成本的基準對照表。   

  . 突出關鍵路徑,顯示出任何活動的延緩。   

  . 放大或縮小顯示圖像。

  5. 轉入/轉出資料

  許多項目管理系統包允許用戶從其他應用程式,比如文字處理、電子錶格以及資料庫程式中獲得信息。為項目管理系統輸入信息的過程叫做轉入。例如,你只需在需要時轉入某個電子錶格的信息就可以了,而大可不必將電子錶格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統程式,而且這樣還可能會輸入相互衝突或錯誤的資料。同樣地,常常也要把你的項目管理系統的一些信息輸入到這些應用程式中去。發出信息的過程叫做轉出。例如,可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備註文件中。   

  絕大部分項目管理系統程式允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統中。

  6. 處理多個項目及子項目

  有些項目規模很大,需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經驗豐富的項目經理同時管理好幾個項目,而且,團隊成員也同時為多個項目工作,在多個項目中分派工作時間。在這種情況下,大部分項目管理系統程式能提供幫助。它們通常可以將多個項目儲存在不同文件里,這些文件相互連接。項目管理系統也能在同一個文件中儲存多個項目,同時處理幾百個甚至幾千個項目,並繪製出甘特圖和網路圖。

  7. 製作報表

  項目管理系統包在最初應用時,一般只有少數報表,通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天,決大多數項目管理系統包都有非常廣泛的報表功能。下麵列出一些可製作的報表內容:   

  . 項目全面彙報報表。  

  . 項目主要階段(里程碑)報表。   

  . 一定時期內的各種信息,例如這一時期內完成和正在進行的任務,以及準備開始的任務。   

  . 財務報表,顯示全面的信息,包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。   

  . 成本/進度控制系統準則(c/scsc)報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。   

  . 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。   

  . 定製的標準報表、交叉報表、變數基準對比表。

  8. 資源管理

  目前的項目管理系統都有一份資源清單,列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束,比如它可被利用的時間數量。用戶可以按百分比分為任務配置資源,設定資源配置的優先標準,為同一任務分配各個資源,並保持對每項資源的備註和說明。系統能突出顯示並幫助修正不合理配置,調整和修勻資源配置。大部分軟體包可以為項目處理數以千計的資源。

  9. 計劃

  在所有項目管理系統包中,用戶都能界定需要進行的活動。正如軟體通常能維護資源清單,它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價,以及預計工期(包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計),明確與其他任務的先後順序關係以及負責人。通常,項目管理系統中的項目會有幾千個相關任務。另外,大部分程式可以創建工作分析結構,協助進行計劃工作

  10.項目監督及跟蹤

  項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理系統包允許用戶確定一個基準計劃,並就實際進程及成本與基準計劃里的相應部分進行比較。大部分系統能跟蹤許多活動,如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源,以及剩餘的工期、資源和費用。關於這些臨近和跟蹤特征,管理軟體包有許多報告格式。

  11.進度安排

  在實際工作中,項目規模往往比較大,人工進行進度安排活動就顯得極為複雜了。項目管理系統包能為進度安排工作提供廣泛的支持,而且一般是自動化的。大部分系統能根據任務和資源清單以及所有相關信息製作甘特圖及網路圖,對於這些清單的任何變化,進度安排會自動反映出來。此外,用戶還能調度重覆任務,制定進度安排任務的優先順序,進行反向進度安排(從末期到日首期),確定工作輪班,調度占用時間,調度任務,確定最晚開始或儘早開始時間,明確任務必須開始或必須結束日期,或者是最早、最晚日期。

  12.保密

  項目管理系統一個相對新穎的特點是安全性。一些系統對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息(例如工資)均設有口令密碼。

  13.排序及篩選

  利用排序,用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息,比如從高到低的工資率,按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程式有各種排序方式(例如:按名、姓等)。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如,某些任務要用到某種具體資源,用戶如果想瞭解這些任務的有關信息,只需命令軟體程式忽略未使用這種的任務,而只把用到這種資源的任務顯示出來就可以了。

  14.假設分析

  項目管理系統一個非常實用的特點是進行假設分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節點上,用戶可以向系統詢問:"如果拖延一周,會有什麼結果?"系統會自動計算出延遲對整個項目的影響,並顯示出結果。例如,某個建築項目,要研究木材消耗率上升15%將發生什麼結果,承包商只要把這一變化輸入電腦,所有的相關費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變數(人員、工資率成本)進行測試,觀察發生具體情況的影響。這種分析能使項目經理更好地控制有關項目的各種風險。

項目管理系統的選擇標準

  1.容量

  這主要是考慮系統能否處理你預計進行的項目數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的項目數量。

  2.文件編製和聯機幫助功能

  各個項目管理軟體包的文件編製和聯機幫助功能質量各不相同,差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯機幫助的詳細程度,舉例說明的數量、質量、對高級性能的說明水平。

  3.操作簡易性

  這一點通常不論選擇在哪種軟體包時都是主要的。主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、現在數據修改的簡易性、報表繪製的簡易性、列印輸出的質量、屏幕顯示的一致性,以及熟悉系統操作的難易程度。

  4.可利用的功能

  一定要考慮系統是否具備項目組織所需要的各種功能。例如,程式是否包含工作分析結構以及甘特圖和網路圖,資源平衡或均衡演算法怎麼樣?系統能否排序和篩選信息、監控預算、生成定製的日程表,並協助進行跟蹤和控制?它能否檢查出資源配置不當並有助於解決?

  5.與其他系統的兼容能力

  在當今的數字化社會裡,大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境里,切合數據儲存在各個地方,比如資料庫、電子數據表裡,這時就要特別註意項目管理軟體的兼容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟體包進行最基本的統一,有些卻可以與分佈資料庫甚至對象向資料庫進行高級的綜合統一。另外,項目管理軟體通過電子信箱向文字處理及圖形軟體包轉入信息的能力也會影響到你的決策

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參考文獻

  1. (美)項目管理協會著.盧有傑.王勇譯.項目管理知識體系指南.電子工業出版社,2005年07月第3版.
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