跟單員

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跟單員(Merchandiser)

目錄

什麼是跟單員

  跟單員是指在進出口業務中,在貿易合同簽訂後,依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作,協助履行貿易合同的外貿業務人員

  跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中,以客戶定單為依據,跟蹤產品(服務)運作流向並督促定單落實的專業人員,是各企業開展各項業務,特別是外貿業務的基礎性人才之一。

  跟單員廣泛存在於訂單型生產企業和進出口外貿企業中,跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別,但跟單員總的來說是作為業務跟單與生產跟單而存在的。

跟單員的類型

  跟單員分為:

  業務跟單:對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣,有購買意向的人進行跟進。以締結業務,簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員或業務助理。

  生產跟單:對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤,按期將貨物送到客戶手中。對內叫:業務經理或生產主管或總經理助理。不管是外貿公司的跟單員,還是工廠企業里的跟單員,他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

跟單員的工作內容

  跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單,而是要主動的進行業務開拓,對準客戶實施推銷跟進,以達成訂單為目標,既進行業務跟單。因此,跟單員要:

  (1)尋找客戶:通過各種途徑尋找新客戶,跟蹤老客戶。

  (2)設定目標:主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

  (3)傳播信息:將企業產品的信息傳播出去。

  (4)推銷產品:主動與客戶接洽,展示產品,為獲取訂單為目的。

  (5)提供服務:產品的售後服務,及對客戶的服務。

  (6)收集信息:收集市場信息,進行市場考察。

  (7)分配產品:產品短缺時先分配給主要客戶。

  跟單員是業務助理。跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色,他們協助業務經理接待,管理,跟進客戶,因此跟單員要:

  (1) 函電的回覆:

  (2) 計算報價單

  (3) 驗簽訂單

  (4) 填對帳表

  (5) 目錄,樣品的寄送與登記

  (6) 客戶檔案的管理

  (7) 客戶來訪接待

  (8) 主管交辦事項的處理

  (9) 與相關部門的業務聯繫

  跟單員是協調員。跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤,即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度,貨物報關,裝運等。因此,在小企業中,跟單員身兼數職,既是內勤員,又是生產計劃員,物控員,還可能是採購員。在大企業,則代表企業的業務部門向生產製造部門催單要貨,跟蹤出貨。

跟單員的工作特點

  1.責任大:跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的,因為訂單是企業的生命,客戶是企業的上帝,失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。

  2.溝通,協調:跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶,與計劃部門,生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通,協調能力特別重要。

  3.做好客戶的參謀:跟單員掌握著大量的客戶資料,對他們的需求比較熟悉。同時也瞭解工廠的生產情況,因此對客戶的訂單可以提出意見,以利於客戶的訂貨。

  4.工作節奏多變,快速:面對的客戶來自五湖四海,他們的工作方式,作息時間,工作節奏各不相同,因此,跟單員的工作節奏應是多變的。另外,客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的,但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

  5.工作是綜合性的:跟單員工作涉及企業所有部門,由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。

跟單員的要求

跟單員的素質要求

  跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求:

  1.分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成,以利於報價。

  2.預測能力。能預測出客戶的需求,企業的生產能力及物料的供應情況,便於接單,生產及交貨的安排。

  3.表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。

  4.專業知識。對所跟單的產品要熟悉。瞭解產品的原材料特點,來源及成分。知道產品的特點,款式,質量。便於和客戶及生產人員的溝通。

  5.與人共事的能力。與各部門的人員打成一片,使其自覺完成客戶訂單。

  6.人際關係處理的能力。處理好與客戶,與上級,與同事,與外單位人員的關係。通過他們來完成自己想要做的事。

  7.法律知識。瞭解合同法票據法經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法,守法,懂法,用法。

  8.談判能力。有口才,有技巧。

  9.管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

  10. 物流知識。瞭解運輸,裝卸搬運,保管,配送,報關等知識。

跟單員的技能要求

  1.出口貨物跟單;(外貿業務跟進)瞭解基本外貿知識:(談判,報價,接單,簽合同 等等)。基礎外語及函電往來。

  2.物料採購跟單。(業務跟進)懂營銷,懂產品。(物料,性能,使用,保養)

  3.生產過程跟單(生產進度跟進)懂生產,懂管理,懂溝通。

  4.貨物運輸跟單(出貨跟進)貨物運輸知識,(運輸工具,方法,配櫃)及瞭解報關知識。

  5.客戶聯絡跟蹤 (客戶接待):瞭解對客戶的管理,懂國際禮儀知識。

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