圓桌會議

出自 MBA智库百科(http://wiki.mbalib.com/)

圓桌會議(round-table conference)

目錄

什麼是圓桌會議

  “圓桌會議”是指一種平等、對話的協商會議形式,與會者不分等級圍圓桌而坐,每個人都以平等的身份參加會議。這種會議形式來源於英國亞瑟王的傳說。傳說中,亞瑟王(King Arthur)是5世紀時布立吞人(Briton)的首領,他有超人的本領,率領布立吞人抵抗撒克遜人的入侵。亞瑟王召集騎士開會時,不分上下席位,圍著圓桌而坐,於是有了“圓桌會議”(round-table conference)一詞。這種“圓桌會議”表示與會者一律平等,因而成為國際和外交會議的一種形式,主席和各國代表的席位不分上下尊卑,更好體現各國平等原則和協商精神。

圓桌會議的基本規則

  作為一種新型會議範式,圓桌會議蘊涵著許多現實意義的同時,在實施過程中勢必會出現前所未有的新問題。如領導權力問題、角色與職責問題等。這些新問題能否有效及時地解決,直接關涉著圓桌會議的成功與失敗。因此,圓桌會議客觀上要求有一個組織活動的指導原則、行為規範。

  1.制訂規則的重要性

  首先,圓桌會議規則是實現圓桌會議規範化的制度保證。圓桌會議還處在發軔期,各項管理和實施還不成熟,需要一定的規則來使其走向規範化之路;其次,圓桌會議規則促使圓桌會議更加科學化。圓桌會議的舉行時間、地點、議事程式、決策方式等會議要素只有在遵守會議規則的情形下,才能科學化運行;再次,圓桌會議規則能提高工作質量工作效率,更好地適應社會發展的需要。

  2.圓桌會議規則的基本內容

  圓桌會議規則和傳統會議規則在有關會議要素的協調和會議程式的安排上大體一致。但前者又存在著特有的規則,我們認為這些規則對圓桌會議的成功起著決定性作用。

  角色對等規則。角色對等是指與會成員發言權的平等,表決權的平等和決策權的平等。圓桌會議的扁平化特征表明與會成員之間廢除了等級制,在會議實施過程中,自始至終保持一種平等身份來參與會議的各項議程。

  議事不議人規則。即使是人事會議,也要預先發給大家客觀實際的調查材料,讓大家根據工作需要,提名相對適合的人選,而不是把重點放在議人上,尤其不能放在議論人的缺點上。

  非人數優勢規則。圓桌會議不能輕易按照少數服從多數的原則裁決,因為它不會讓人心服,而且結論也常常錯誤。“真理往往在少數人手裡”,這話是對的。重在弄清楚每個方案的利弊,儘可能做到以理服人。

  非決定規則。不是每一個圓桌會議都要做出決定,即便是這個圓桌會議開的很成功也可不做結論。圓桌會議容納激勵的論爭,可以下次會議繼續討論而不做出決定。做出決策看起來好像可以平息會議中的紛爭,甚至還可以舒緩對任務的不確定性所產生的緊張,卻可能產生了自以為任務有進展的假象。

圓桌會議的運作方式

  圓桌會議的運作實質上就是通過發揮圓桌會議的功能,充分調動人的積極性,提高機構的效能,實現學習型領導班子共同目標的過程。我們認為,圓桌會議的運作方式重點在於做好信息處理、有效反饋和全息溝通。

  1.信息處理

  信息處理是現代認知學的重要內容,在各種情況下預見可能發生的事情的能力、制定計劃的想像力等很大程度上反映了信息處理的質量,它決定了採取的是明智還是愚蠢的行動。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進行逐個解析,區別它們之間的異同,擇取最富有建設性的信息;聯合法基於集體交流的智能最大化而採取的一種信息處理方法,它是將許多個別信息聚集在一起,讓其相互對比、碰撞,實現優化的信息處理方法。做好信息處理需要做到:尋找充滿創造性的觀點;預測有前景的短期結果和長期結果;根據重要因素,對各種選擇的觀點和預測的結果進行評估;權衡各方面因素,系統地判斷應該進行的行動。總之,與會成員必須搜集和提供信息,避免視角的狹隘,在複雜的形勢下應對各種因素,選擇切實可行的行動路線。

  2.有效反饋

  行為心理和認知習慣的研究表明,行為的改進取決於反饋。為了讓與會成員個體行動和會議進行得更有成效,圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時,肯定有時會意見不一,並相互表達自己的觀點,從別人那裡得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式,即反思式反饋、褒貶式反饋和解構式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望,期望的內容緊密聯繫會議的議題。通常誇獎帶有積極的象徵性行為,有助於有效的信息處理;批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項錯誤決策進行有效矯正。解構式反饋提供了更具交互性的解決問題的方式,並打開了在其他情況下往往關閉的渠道,有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。

  3.全息溝通

  所謂溝通,是人與人之間的思想和信息的交換,是將思想和信息由一個人傳達給另一個人,逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯繫在一起,以實現共同目標的手段”。在一定意義上,沒有溝通,就沒有會議。對於學習型領導班子而言,舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對於圓桌會議的作用是多方面的,其中較突出的有兩點:一是有助於作出決策。圓桌會議上進行決策會涉及乾什麼、怎麼乾、何時乾等問題。遇到這些需要解決的問題,與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報,然後進行決策;二是促使領導班子協調有效地舉行會議。與會成員的職務是相互依存的,依存性越大,對協調的需要越高,而協調只有通過溝通才能實現。沒有全方位的溝通,與會成員之間存在著隔膜,對整個會議效果造成負面影響。

  全息溝通要講究一定的藝術:首先,必須目的明確、思路清晰、註意表達方式。尤其要實心實意聽取不同意見,建立溝通雙方的信任和感情。其次,要選擇有利的時機,採取適宜的方式。在不同情況下要採取不同的溝通方式,要抓住最有利的溝通時機。再次,溝通要與會成員之間的信任度。另外,溝通要講究“聽”和“說”的藝術。溝通過程中,相互主動聽取意見;要善解人意,體味對方的情感變化和言外之意,做到心領神會。不僅要會聽,還得會說,會表達自己的意見。在表達自己的意見時,要誠懇謙虛。

圓桌會議的適用範圍

  現在我們把“圓桌會議”作為團隊學習進行深度匯談的一種組織形式,指所有的與會者,不論身份、不分級別地圍桌坐下,大家就一個主題進行討論,所有的與會者對這個問題發表自己的意見和假設,但是不能對其他人的觀點進行評論,彼此之間沒有階層,沒有權威,不受束縛,從而達到相互學習交流的目的。

圓桌會議應把握的問題

  組織好圓桌會議把握三點:

  一是要把握圓桌會議的實質。是不是圓桌會議,不取決於會議桌的形狀,而是取決於會議組織形式的內涵。要本著發揚民主平等、知識共用、充分交流、科學決策的精神開好圓桌會議;

  二是必須結合學習型領導班子的具體情況和實際需要來決定會議的具體程式和形式。不同層次、不同部門的領導班子,相應的圓桌會議所需規範的範圍與程度就要有所區別,規範的點與面也各有側重。如黨委班子的圓桌會議要與民主集中制相結合,行政工作的圓桌會議要與首席問責制相結合。會議的內容和側重點不同,圓桌會議的組織程式和形式也不能一概而論;

  三是由於信息時代科學技術的發展,電子通信和互聯網路的廣泛應用,必定為圓桌會議賦予新的形式和內容。學習型領導班子應適應新知識、新技術發展的要求,為圓桌會議創造新的形式和內容,使圓桌會議不斷得到創新和發展。

圓桌會議的經典案例

  關於亞瑟王和圓桌騎士的傳說雖然有著各種各樣的版本,但圓桌會議的精神則延續下來。第一次世界大戰之後,這種形式被國際會議廣泛採用。到今天“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞,是國家之間以及國家內部一種重要的協商和討論形式。

本條目對我有幫助12
分享到:
  如果您認為本條目還有待完善,需要補充新內容或修改錯誤內容,請編輯條目

本条目由以下用户参与贡献

18°@鷺島,Dan,Zfj3000,Cabbage,Caijing,Yixi,胡智為,连晓雾.

評論(共0條)

提示:評論內容為網友針對條目"圓桌會議"展開的討論,與本站觀點立場無關。

發表評論請文明上網,理性發言並遵守有關規定。

返回顶部