團隊溝通

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目錄

團隊溝通緣起的背景

  隨著全球信息化時代的到來,在經濟信息化的強烈衝擊下,傳統的管理模式管理方法面臨著巨大的挑戰。為了擺脫傳統管理模式所面臨的危機,使管理更加適應經濟和社會發展的需要,在二十世紀八九十年代,世界範圍內掀起了一輪管理創新的熱潮。由於企業的外部生存環境從根本上發生了改變,這就要求企業必須快速準確的對千變萬化的市場做出反應,必須變大規模的福特製生產方式為靈活的彈性生產方式,變分工和等級為合作與協調,這樣才能使員工的積極性充分調動起來,最大限度的發揮專業技能。自工業革命以來形成的傳統的垂直功能化管理組織模式已經不再適應現在的市場環境,在這種情況下,一種全新的以團隊為核心的企業組織結構應運而生,並迅速盛行起來。

  那麼團隊如此盛行,原因何在?事實表明,團隊是組織提高運行效率的可行方式,它有助於組織更好的利用員工的才能,而且比其他形式的群體更靈活,反應更迅速。但是,團隊還有另一方面的作用不可忽視,那就是他們在激勵協調方面的作用:團隊能夠促使員工參與決策,增強組織的民主氛圍,提高員工的積極性。團隊所具有的種種優點是在很大程度上都取決於團隊成員之間有效的溝通與協作

團隊溝通理論的研究述評

  團隊溝通是隨著團隊這一組織結構的誕生而應運而生。目前,團隊是一種新型的企業組織模式,其產生時間不長,運作機制也不是很成熟,所以人們對團隊中的溝通這一領域的研究還不是很深入,研究的專業論著也有限。在很早以前,人們就瞭解到有效群體溝通的巨大作用,50年前就有研究表明,合作性群體的績效很高。在這裡,簡要的闡述幾個有代表性的研究者的理論研究成果。

  1、對於工作團隊的研究最早可追溯到二十年前的威廉·大內(William Ouchi)的《Z理論—美國企業界怎樣迎接日本的挑戰》。在這本書中,作者對曾使日本經濟獲得成功的“日本式”團隊模式作了大量研究,並提出許多精辟的觀點。他通過選擇日、美兩國的一些典型企業進行研究而得出結論,認為日本企業之所以會比美國企業成功是因為日本企業經營管理中形成了特有的“日本式” 團隊精神:“我們是集體領導,我們是平等的。”他認為,形成這種團隊的前提有三要素:信任、微妙性、人與人之間的親密性。他強調人際關係的溝通技能,從而實現“日本式”的微妙管理。他還認為,現代溝通媒體不斷增加,信息溝通相對容易,情感溝通卻退居次要位置。團隊內部的異質人群,更容易引起文化上的衝突,而難以調和。

  2、阿爾欽德姆塞茨團隊生產理論。他們將研究的重點轉向了企業的內部,提出了獨具特色的團隊生產理論。他們認為現代化的生產是多項投入的合作,任何成員的行為都將影響其他成員的生產效率,因此團隊成員間的有效溝通對於提高企業的生產效率就顯得尤為重要。他還認為有效的團隊溝通是醫治團隊成員偷懶的有效防犯方法。

  3、美國的斯蒂芬·P·羅賓斯Stephen P.Robbins)在其《組織行為學》一書中指出:團隊是指在特定的可操作的範圍內,為實現特定的目標而合作的人的共同體。他認為團隊內完美的溝通目標是可望而不可及的,而選擇正確的通道,做一個有效的聽眾,運用反饋則有助於更有效的溝通。他強調了為了實現團隊的目標,必須在團隊內部進行有效的溝通。

  4、康青在其《管理溝通教程》一書中,給出了團隊溝通的定義:“團隊”,是指按照一定的目的,由兩個或兩個以上的雇員組成的工作小組。在這種工作小組內部發生的所有形式的溝通,即為團隊溝通。他認為,現代管理越來越強調柔性管理,如果團隊領導採用民主型的領導風格,則無疑會使團隊溝通更加有效。

  5、美國的蓋伊·拉姆斯登康納德·拉姆斯登合著的《群體與團隊溝通》一書是最具代表性的理論成果。本書的寫作宗旨是“如何使你的團隊群體變得有效”,具體從5個角度介紹了團隊協作過程中履行任務和維持關係的理念、流程以及各種具體的方法。作者認為,團隊的精髓在於團隊中每個成員應該而且能夠承擔領導職能。行使領導職能的關鍵在於溝通。對於在創立、組建、發展團隊進程中,如何營造積極的溝通氛圍,怎樣有效的開會,如何合理的解決問題,怎樣提出有創意的對策,在群體協作進程中應該掌握哪些技巧,如何防範和處理團隊協作中出現的問題等,作者都進行了全面的解釋分析並提供了有效的方法。其主要創作思想包括:“一個合作型群體應整合為團隊”,“每個成員都應肩負領導責任”,“被任命的領導不應僅僅是一名經理”,“團隊是系統中的一個分系統”,“團隊是一個小宇宙”,“團隊系統中的倫理問題”等。

研究團隊溝通的目的和意義

  溝通作為一種相互交換信息、交流情感手段,一直伴隨著我們的成長。若管理是引導群體和個人一起完成組織目標的過程,溝通則是管理的靈魂。在管理過程中,無論是安排工作、化解衝突,還是進行計劃控制,無不需要良好的溝通。一個優秀的管理人員必將其70%的時間用在與他人的溝通上。因此,無論管理組織還是團隊,只有進行有效的溝通,才能打造出高效率的團隊,從而顯示出其在企業經營活動中的強大生命力。

  隨著團隊管理理論的發展與成熟,隨著組織形式和組織活動內容的改變,團隊管理的方法也必然隨之改變。未來的管理方法的最大改變在於進行民主的管理,組織各類活動將更多的依賴說服教育,而非強制命令。每個團隊成員都是組織的主人,他們將積极參加各類活動,進行自我控制,併為組織活動出謀劃策,自覺的為實現組織目標而努力。因而,團隊成員間的有效溝通就發揮出越來越大的作用,甚至於決定一個團隊或一個企業的興衰成敗。所以說,進一步探討和研究團隊溝通時非常重要而有意義的。

知名企業的團隊溝通技巧

  現代企業都非常註重溝通,既重視外部的溝通,更重視與內部員工的溝通,溝通才有凝聚力。以下是一些值得借鑒的好做法:

  1、講故事

  波音公司在1994年以前遇到一些困難,總裁康迪上任後,經常邀請高級經理們到自己的家中共進晚餐,然後在屋外圍著個大火境講述有關波音的故事。康迪請這些經理們把不好的故事寫下來扔到火里燒掉,以此埋葬波音歷史上的“陰暗”面,只保留那些振奮人心的故事,以此鼓舞士氣。

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  2、聊天

  奧田是豐田公司第一位非豐田家族成員的總裁,在長期的職業生涯中,奧田贏得了公司內部許多人士的深深愛戴。他有1/3的時間在豐田城裡度過,常常和公司里的多名工程師聊天,聊最近的工作,聊生活上的困難。另有1/3的時間用來走訪5000名經銷商,和他們聊業務,聽取他們的意見。

  3、解除員工後顧之憂

  某航空公司總裁凱勒爾瞭解到員工最大的擔心是失業,因為很多航空公司都是旺季時大量招人,在淡季時辭退員工。凱勒爾上任後宣佈永不裁員。他認為不解除員工的後顧之憂,員工就沒有安全感和忠誠心。從此,該公司以淡季為標準配備人員,當旺季到來時,所有員工都會毫無怨言地加班加點。

  4、幫員工制訂發展計劃

  愛立信是一個“百年老店”,每年公司的員工都會有一次與人力資源經理或主管經理的個人面談時間,在上級的幫助下制訂個人發展計劃,以跟上公司業務發展,甚至超越公司發展步伐。

  5、鼓勵越級報告

  在惠普公司,總裁的辦公室從來沒有門,員工受到頂頭上司的不公正待遇或看到公司發生問題時,可以直接提出,還可越級反映。這種企業文化使得人與人之間相處時,彼此之間都能做到互相尊重,消除了對抗和內訌。

  6、動員員工參與決策

  福特公司每年都要制訂一個全年的“員工參與計劃”。動員員工參與企業管理。此舉引發了職工對企業的“知遇之恩”,員工投入感、合作性不斷提高,合理化建議越來越多,生產成本大大減少。

  7、返聘被辭退的員工

  日本三洋公司,曾經購買美國弗裡斯特市電視機廠,日本管理人員到達弗裡斯特市後,不去社會上公開招聘年輕力壯的青年工人,而是聘用那些以前曾在本廠工作過,而眼下仍失業的工人。只要工作態度好、技術上沒問題,廠方都歡迎他們回來應聘。

  8、培養自豪感

  美國恩科公司創業時,工資並不高,但員工都很自豪。該公司經常購進一些小物品如帽子,給參與某些項目的員工每人發一頂,使他們覺得工作有附加值。當外人問該公司的員工:“你在思科公司的工作怎麼樣?”員工都會自豪地說,“工資很低,但經常會發些東西。

  9、口頭表揚

  表揚不但被認為是當今企業中最有效的激勵辦法,事實上這也是企業團隊中的一種有效的溝通方法。松下公司,很註意表揚人,創始人松下幸之助如果當面碰上進步快或表現好的員工,他會立即給予口頭表揚,如果不在現場,松下還會親自打電話表揚下屬。

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