公關信函

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什麼是公關信函

  信函是社會組織之間聯繫工作的公用信件,它是企事業單位公關事物活動中不可缺少的重要傳播工具。因為它是對外聯繫中的一種正式形式,所以其語言,意圖均要慎重斟酌,才能發往對方,以免造成不良後果[1]

  公關信函是指在公關活動中,社會組織與其內外公眾交流思想、信息,商洽各種事項等使用的書信,其主要功能是建立與發展組織公眾之間的關係,樹立本組織的良好形象,爭取公眾的理解、信賴、支持與合作。

  公關信函有別於一般書信,它是代表本組織談話,帶有一定的公關目的,不代表個人辦私事。平常的公關活動中遇到較多的是公函與便函。公函是公文的一種,按公文體式製作,便函不按公文體式製作,而按一般信件寫作,不拘格式。[1]

公關信函的類型[1]

  公關信函就其內容與作用來看又可分為商洽函,詢問函,答覆函,委托函,告知函五類。

  1、商洽函

  這是最為常用的一種公函,用於社會組織之間商量和接洽工作。這類公函多半是主動發出的,即要求對方給予協助。有的則是向對方提出共同辦理某事的要求,也有的是向對方提出處理某一問題的意見。商洽函正文一般包括兩個部分:一是商洽原由,即寫名發函的原因;二是商洽事項,這部分是主體,應寫清所商洽的具體事項,寫清對對方的要求。

  2、詢問函

  詢問函主要用於向對方詢問問題,也可以簡述某一事項並提出處理方法,然後征求對方意見,要求答覆。詢問函正文一般也由兩部分組成:一是說明詢問的目的或原由;二是詢問事項的主要內容,這是詢問函的主要部分。因此要寫的既明確而又具體,簡潔,讓人一目瞭然,以便答覆。

  3、答覆函

  答覆函是用來答覆對方詢問函的問題。答覆函正文一般由三部分構成:一是說明對方函已收到,並寫清收文的日期;二是簡要覆述對方函件所詢問的主要問題或所提要求;三是答覆內容。這部分是答覆函的主體。因此要寫的明確具體,簡明扼要,所答問題的內容要有條理性,針對性和順序性。

  4、委托函

  委托函用於委托有關組織代為辦理某一事項。這類公函,過去使用的不多,但隨著公共關係活動的不斷擴大,這類公函的使用也隨之增加。

  委托函正文一般由兩部分組成:一是原因,這部分既要寫清委托的目的,又要寫清所委托代辦或代辦事項的基本情況;二是委托事項,這部分是主體,因此要寫得清楚明瞭,尤其要寫清托辦或托查的要求。此外還可以加上“以上事項希大力協助辦理(查清),並請儘快答覆”做結束語。

  5、告知函      告知函一般是用在辦理受托代辦事項之後告知代辦情況,或主動告知對方某種情況或某一事項,以引起對方註意。其正文包括兩部分:一是告知發函原由;二是告知事項。

  公關信函是社會組織於內外公眾交流思想,互通信息,商洽聯絡的一種信件,因此要註意語言的文明,禮貌,莊重典雅,要充滿真摯的感情,並遵循信函的格式,這樣才能為樹立良好的組織形象起到積極的作用。

公關信函的格式

(一)箋文格式

  箋文,即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

  1.抬頭。它是對收件人的稱呼,於信箋首行頂格書寫,並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時,通常適用的稱呼有如下幾類:一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼,例如“黃先生”、“耿同志”等,這類稱呼顯得較為自然;二是以姓氏加上職銜作為稱呼,例如“趙科長”、“林主任”等,這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間;三是以字型大小相稱,文人雅士多有字型大小,平輩之間採用字型大小稱呼是較為正規、講究的做法。

  稱呼之前,可加一些適當的形容詞,如“尊敬的”、“敬愛的”等;稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應註意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”,對平輩應用“惠鑒”,對晚輩應用“青鑒”,對女性應用“涉鑒”,等等。

  2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄,也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫,一般應單獨成段。

  公務信函的啟詞應力求篇幅簡短,不可過於啰嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句,而不必單獨成段。

  3.正文。正文是書信的主體部分,是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀,正文可酌情分段,每段句首空兩格,轉行後頂格書寫。

  正文雖是公務信函的“主心骨”,但亦應力求簡明扼要,以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長,甚至詞不達意、文不對題。

  正文的語言要求平實朴素但不失禮貌優雅。語言的朴實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求;語言的優雅則不僅體現著一個人的修養,而且也體現著對交往對象的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥,不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損,而且還會被懷疑不尊重對方。

  4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語,即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語,以示謙恭,如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語,即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌,具體對象具體對待。

  祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多,可單獨成行,空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫,其法有二:一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行,前空四格,而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫;二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後,不另行書寫,則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

  5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意,則應另起一行書寫,或直接寫於署名之後。

  一般而言,日期應具體到年月日,有時可只寫月日。日期可寫於署名之後,只空一格;亦可另起一行,寫於署名的正下方。

  6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出,或不寫引出詞,而以“又及”、“再及”一類詞結束。

  附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫,且不必分段。附言力求簡潔,無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言,令人眼花繚亂而不知所云。

  (二)封文格式

  封文,即寫在信封上的書信內容。國內郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉的信函,其封文有著不同的具體格式內容。

  1.國內郵寄信函。在交付郵寄的國內信函信封上,應先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然後另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字體書寫於信封的正中央。信封的右下方,應寫清寄信者的地址、姓名(有時可只寫姓氏)以及郵編。

  2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上,收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方;寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時應自小而大,與國內寫法相反。書寫時應儘量使各行文字左右對齊。

  3.托帶信函。在托人帶交的信封上,內容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址,可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只註明寫信者姓名,不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

  不同的信函封文除了上述不同的格式要求外,還有許多普遍的規範和要求,基層公務員應當嚴格遵守。

  一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜;橫式信封則以純白色為佳。弔唁用的信函,當使用素色信封。

  二是封文字體。封文字體的書寫,可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等,但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳,忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信,應以端正的字體書寫,以表尊敬。

  三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用,因此必須採用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的,但切勿採用表示親友、輩分關係的稱呼,如“姥爺”、“四叔”等。

  四是郵編郵票。為便於郵局作業,寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整,一字一格。

  直式信封的郵票應粘於信封的左上角,橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正,給人以尊重、踏實之感。寄航空、掛號等信函時,需加貼標簽。標簽應粘貼端正。

公關信函的例文[1]

                    關於委托××行政財貿管理幹部學院
                     舉辦成人高等教育專業證書班的函

                        ××函[2001]8號

省教委成人教育辦公室:

  為提高我公司財務人員的管理水平和專業知識水平,我公司擬委托××行政財貿管理幹部學院舉辦財經專業成人高等教育專業證書班,學製為半脫產一年半。從今年7月到明年6月招收學院40名。我們將配合學院嚴格按照國家教委和省教委的規定舉行入學考試,安排教學工作,保證教學質量。

  望予審批。

                                                  ××××公司
                                                  200×年××月××日

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 出自:安徽理工大學.《公共關係學》[M].第十一章 公共關係文書
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