會展企業

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目錄

什麼是會展企業[1]

  會展企業是指依托各類會展場館和相關設施,從事會議、展覽和節事活動的策劃、組織經營管理等相關活動,以營利為主要目標,具有相對獨立性的經濟組織

會展企業的類型[1]

  根據不同的標準,會展企業可以劃分為以下不同的類型:

  (1)按照經營業務劃分,會展企業可以分為會展經營公司、會展場館公司,以及為會展提供搭建、物流服務公司等。

  (2)按照經營規模劃分,會展企業可以分為大型會展企業、中型會展企業和小型會展企業三種類型。

  (3)按照投資主體劃分,會展企業可以分為國有會展企業、民營會展企業、合資會展企業、外商投資會展企業、港澳台投資會展企業等多種類型。

  (4)按照與會展活動的密切程度,會展企業可以分為直接會展企業、間接會展企業和配套會展企業三種類型。直接會展企業是指直接和專門經營會展業務的企業,如專業會議組織公司、展覽公司、場館經營公司等;問接會展企業是指除了為會展提供服務外,同時也為社會其他部門和人員服務的企業,如廣告酒店、餐館、交通運輸等企業;配套會展企業是指為會展企業提供配套產品和服務的相關企業,如裝飾公司、建築企業物流公司等。

會展企業的特點[1]

  會展企業作為企業的具體類型,既有一般企業的共性特征,又有其專有的特征,具體表現在以下四個方面:

  (1)對基礎設施和環境的依賴性。會展企業主要是利用會展場館和相關設施設備的功能、空間以及其他產業所提供的產品和服務為參展商、會議參與者和觀眾提供服務。會展產業是服務產業,會展活動的開展顯著地依賴其他產業的產品和服務作為中間投入生產要素,與國民經濟其他產業的關聯性很強。會展業的發展會拉動其他產業相關部門的發展。因此,一個地區和城市的經濟發達程度、基礎設施建設、市政工程配套、資源環境、物資配套以及水電能源消耗等,對該地區和城市會展企業的發展具有重要影響。

  (2)經營的敏感性。由於會展活動本身受國內外政治、經濟文化、外交以及恐怖事件、自然災害、疾病流行等多種因素的影響,會展企業的經營活動往往具有較強的敏感性。對外在環境變化的敏感性,導致會展企業的經營活動存在較大的波動性。因此,會展企業必須關註各種危機事件發生的可能性,不斷提高企業的抗風險能力,同時對會展企業的發展應保持充分的信心。

  (3)服務的時效性。通常情況下,會展活動往往是在特定的時間和地點舉辦,因而具有一定的時空條件約束。這就要求會展企業必須在會展活動舉辦的特定時問和特定地區內,為參展商、會議與會者和觀眾提供及時有效的服務,才能取得經營的最大效益。

  (4)先進設備和勞務服務並存。會展活動既需要高水平的策劃和設計,也需要設施先進的現代化場館支撐,更需要提供相應的勞務服務,如展台搭建、交通、物流、金融餐飲、住宿等。一次會展活動往往需要大量的先進設施設備來有效地展示,也需要高質量的服務,這樣才能真正滿足客戶需求,實現會展活動的持續穩定開展。

會展企業部門設置[2]

  會展企業的主要職能部門是指把會展企業劃分為若幹管理單位,確定組織中各項任務的分配責任的歸屬,以求分工合理、職責分明,有效地達到組織的目標。會展企業職能部門設置主要是依據參展商在展會期間的活動流程來安排。

  會展企業的部門設置需兼顧會展服務的質量效率。一般來說,包括策劃部、外聯部、招商部,創意設計部、會展服務部、信息管理部、特裝製作部、物流部、工程管理部和安全保衛部等。會展企業部門設置可以保證其良好運營,同時也與盈利狀況密切相關。由於公司的規模大小不同,內部職能部門設置也有差異。圖便是一般比較常見的會展公司各部門設置。

  Image:会展企业部门设置.jpg

  常見會展公司各部門組織形式可以這樣表示:

  (一)策劃部

  Image:策划部.jpg

  (二)外聯部

  Image:外联部.jpg

  (三)招商部

  Image:招商部.jpg

  (四)創意設計部

  Image:创意设计部.jpg

  (五)會展服務部

  Image:会展服务部.jpg

  (六)信息管理部

  Image:信息管理部.jpg

  (七)特裝製作部

  Image:特装制作部.jpg

  (八)物流部

  Image:物流部.jpg

  (九)工程管理部

  Image:工程管理部.jpg

  (十)安全保衛部

  Image:安全保卫部.jpg

  (十一)財務部

  Image:财务部.jpg

  以上各部門是依據一般會展正常運作的需要來設立的。在實際會展企業組織結構設計中,應根據各自企業的實際情況,充分考慮各自企業的業務特點,因此部門設置、名稱可有所不同,因此,部門數量也可靈活設定。比如有些公司可以增加行政部和人事部。還有一些會展公司將具體的接待、展區設計、場地建設等工作留給專業公司來完成,這樣它的組織結構部門設計都會簡單一些。

會展企業部門職責[2]

  會展企業在接到會展項目後,根據會展項目的特點及具體情況,將項目工作細分並分派到各部門主管領導。各部門將按照分工,根據各部門的工作職責完成相應的工作。常見會展企業各部門工作職責如下:

  1.策劃部

  策劃部是會展公司的部門之一。主要負責策劃會展立項、調研會展市場、進行會展宣傳推廣和開展公關活動等工作。

  2.外聯部

  外聯部主要負責會展公司所需服務的聯絡、洽談的工作,並負責與這些服務提供商建立良好的合作關係。如:選擇外部服務商、租賃會展場所、維護與會展提供商的合作關係等。

  3.招商部

  招商部是會展公司業務拓展的部門。主要負責管理客戶信息、制定招商計劃、開展招商活動、維護客戶關係等工作。

  4.創意設計部

  創意設計部是向客戶提供各種創意與設計的部門。主要負責設計會展場所、提供創意展示設計服務等。

  5.會展服務部

  會展服務部是體現會展公司綜合服務水平的重要職能部門。主要負責提供會展接待服務、管理會展活動及節目、提供會展後勤服務。

  6.信息管理部

  信息管理部主要負責會展行業的信息管理工作,如收集整理會展行業信息、管理公司信息系統、維護公司網路、管理通信網路設備,並向公司內部、外部客戶提供信息管理系統建設和維護服務。

  7.特裝製作部

  特裝製作部主要負責展會中特裝展台的製作。主要負責實施和控制特裝製作流程、管理特裝製作現場。

  8.物流部

  物流部主要負責會展公司所需物資採購管理和運輸工作。主要負責管理物資採購、存儲、運輸等工作。

  9.工程管理部

  工程管理部承擔的主要是會展現場的工程施工和會場設備的管理。主要負責會展施工的前期準備、現場控制、後期拆除、管理施工物資和資料。

  10.安全保衛部

  安全保衛部主要是為會展產品以及會展場館的安全需求而設立的。維護公司和會展現場的安全秩序、管理消防安全、管理安全意外事件、管理安全保衛人員。

  11.財務部

  財務部是直接管理資金、進行賬務處理的部門,是會展公司的重要保障部門。主要負責制定財務規章制度和財務計劃會計核算財務監督現金出納稅務工作等。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 袁亞忠主編.會企業管理.中山大學出版社,2010.08.
  2. 2.0 2.1 蘇悅編著.會展基礎.對外經濟貿易大學出版社,2011.02.
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