谈判方案

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什么是谈判方案

  谈判方案是指在正式进行激烈的谈判交锋以前,谈判者需要制定出的一个周全而又明确的谈判计划。

  谈判方案是谈判人员在谈判前预先对谈判目标等具体内容和步骤所作的安排,是谈判者行动的方向。谈判方案应对各个阶段的谈判人员、议程和进度做出周密设想,对谈判工作进行有效的组织控制,使其既有方向,又能灵活地左右错综复杂的谈判局势。

制定谈判方案的基本要求

  谈判方案是谈判人员在谈判前预先对谈判目标等具体内容和步骤所作的安排,是谈判者行动的方向。谈判方案应对各个阶段的谈判人员、议程和进度做出周密设想,对谈判工作进行有效的组织和控制,使其既有方向,又能灵活地左右错综复杂的谈判局势。

  谈判方案的形式应是书面的。文字可以是长达几十页的正式文件,也可以是短至一页的备忘录。一个成功的谈判方案应注意以下三方面要求:

  1、简明扼要

  所谓简明扼要就是要尽量使谈判人员能容易地记住其主要内容与基本原则,在谈判中能随时根据方案要求与对方周旋。谈判的方案越是简单明了,谈判人员照此执行的可能性就越大。

  谈判是一项十分复杂的业务工作,在谈判桌旁参加谈判的人员必须清晰地记住谈判的主题为向和力案的主要内容,与对手交锋时才能按照既定目标,对付错综复杂而多变的谈判局面。因此,制定谈判方案时要用简单明了、高度概括的文字加以表述,以便印象深刻。

  2、具体

  方案的简明扼要不是目的,它还要与谈判的具体内容相结合,以谈判的具体内容为基础。谈判方案的内容虽有具体要求,但不等于把有关谈判的细节都包括在内。如果事无巨细、一应俱全,执行起来必然十分困难。

  3、灵活

  由于谈判过程千变万化,方案只是谈判前某一方的主观设想或各方简单磋商的产物,不可能把影响谈判过程的各种随机因素都估计在内。所以,谈判方案还必须具有灵活性,要考虑到一些意外事件的影响,使谈判人员能在谈判过程中根据具体情况灵活运用。例如,对可控因素和常规事宜应安排细些,对无规律可循的事项可安排粗些。

谈判方案的主要内容

确定谈判目标

  谈判目标是通过谈判要解决的问题,谈判者事先要有所准备,做到心中有数。对于谈判目标底数要严格保密,绝不能透露给其他人。谈判目标如有重大修改,要经过商定。没有授权的谈判者要向有关领导请示,即使是有决定权的谈判者,也应与参加谈判的有关人员协商,取得一致意见后再加以改动。

规定谈判期限

  在谈判开始以前,应当对谈判的期限有所计划和安排。由于谈判的效率问题是评价现代谈判成功与否的一个重要标准,而谈判的期限直接涉及到谈判的效率,因此,谈判方案的制定应将谈判期限的规定包括进去。

  谈判的期限指从谈判的准备阶段到谈判的终局阶段之间的时长。在国际贸易中,谈判的期限通常指从谈判者着手准备谈判到报价的有效期结束之时为止。买卖双方都规定了一定的期限,超过这个期限后即使履行了协议,也可能带来一定的损失。除去时间限制的影响,谈判的时间拖得越久,双方耗费的人力、物力和财力也越多因而,应在谈判之前对谈判的时间做出精确计算和适当安排,最后规定一个谈判期限。

  谈判期限的规定,可长可短,但要具体、明确,同时又要有伸缩性,能够适应谈判过程中的情况变化。如某公司对谈判期限作了如下安排:此报价的有效期为1个月。延长有效期的费用,第一个月增加1%,以后每个月增加1.5%如果超过了3个月,就应重新报价。因为交货等许多交易条件都有可能发生变化,此谈判的最长宽限期应在2个月内达成交易。这是一个较为简明、灵活又能保证卖方总体目标不受影响的时间方案。

拟定谈判议程

  在确定谈判方案的目标谈判对象和谈判期限后,即可制定谈判议程。谈判议程一般要说明谈判时间的安排和谈判议题的确定,谈判议程可由一方准备,也可由双方协商确定。议程包括通则议程和细则议程,前者由谈判双方共用后者给己方使用。

  1、己方安排谈判议程的优势分析

  由己方安排谈判议程有许多优势,因为己方可根据白己的需要适当安排。例如,可根据自己的习惯来安排谈判时间,按自己制定好的谈判方案安排讨论问题的先后。如果己方认为先就一般原则进行讨论,细节放在后而,就可以把主要领导人物参与的会谈放在前面先行讨论:如果己方认为,小问题容易达成协议,而大的原则问题上会存在争议,就可把细节问题放在前而先行讨论。

  但谈判议程由己方安排也有不足之处。例如,己方安排的议事日程往往会透漏己方的某些意图,对方可能会从中揣测出一些很有价值信息,这就对己方不利。另外,对方可在谈判前有意不对己方的议事日程提出异议,在实际谈判中却突然提出要求修改某些议程,这就很容易使己方陷人被动,甚至使谈判破裂

  2、谈到议程的内容

  在拟定谈判议程时,要注意两点:一是互助性,即不仅要符合我们自己的需要,也要兼顾对方的实际利益和习惯做法;二是简洁性,在一次谈判过程中,过多的谈判事项往往会形成人们的思想负担。典型的谈判议程至少要包括下列四项内容:

  (1)时间安排。即确定谈判在何时举行,为时多久。倘若是分阶段的谈判还需确定分为几个阶段,每个阶段所花的时间大约是多少等。①对于双方意见分歧不会太大的议题应尽量在较短的时间内解决,以避免无谓的争辩。②对于主要的议题或争执较大的焦点间题,可将其安排在整个谈判进行到总时间3/5之时加以讨论。若把焦点性问题放在谈判进行到总时间3/5的前两个小时之内提出来,更有利于问题的解决。③文娱活动的安排要恰到好处。在枯燥的谈判过程中适当安排一些文娱活动,既可活跃双方气氛,增进友谊,又可松弛神经,消除疲劳,是非常必要的。但文娱活动的安排也不能过多。如果谈判进行一周的话,安排一两次文娱活动就可以了,且最好安排在谈判的第二天及商谈焦点问题的当天。此外,安排的活动内容要尽量丰富,不能便文娱活动成为谈判对方借此疲劳己方,实现其谈判目标或达到其他目的的手段。④要考虑到意外情况的发生,适当安排机动时间,但机动时间的安排也不可太多,否则会使谈判的进程过于松散,节奏过于缓慢。

  在确定谈判时间时,要考虑以下几个因素: 谈判准备的充分程度;谈判人员的身体和情绪状况;谈判的紧张程度;谈判议题的需要;谈判对手的情况。

  (2)确定谈判议题。谈判议题是双方讨论的对象,凡是与谈判有关的并需要双方展开讨论的问题,就是谈判的议题。

  确定谈判议题时,首先要将与本次谈判有关的问题罗列出来;其次,将罗列出的各种问题进行分类,确定问题重要与否,与己方的利弊关系;最后,将对己方有利的问题列为重点问题加以讨论,对己方不利的问题尽量回避,这将有助于己方在谈判中处于主动地位。但回避并不等于问题不存在,因此还要考虑到当对方提出这类问题时,己方采取的应付对策。

  (3) 谈判议题的顺序安排。谈判议题的顺序有先易后难、先难后易和混合型等几种方式,可根据具体情况加以选择。

  所谓先易后难,即先讨论容易解决的问题,以创造良好的洽谈气氛,为讨论困难的问题打好基础;所谓先难后易,即先集中精力和时间讨论重要的问题,待其得以解决之后,再以主带次,推动其他问题的解决;所谓混合型,即不分主次先后,把所有要解决的问题都提出来进行讨论,待一段时间以后再把所有要讨论的问题归纳起来,先将统一的意见予以明确,再对尚未解决的问题进行讨论,以求取得一致意见。

  有经验的谈判者在谈判前便能估计到,哪些问题双方不会产生分歧,哪些问题可能有争议。有争议的问题最好不要放在开头,这样会影响谈判进程,也可能会影响双方情绪,也不要放到最后,可能会时间不充分,且在谈判结束前可能会给双方都留下不好的印象。有争议的问题最好放在谈成几个问题之后,在谈最后一两个问题之前,也就是说放在谈判的中间阶段。谈判结束之前最好谈一两个双方都满意的问题,以便在谈判结束时创造良好的气氛,给双方留下良好印象。

  (4)通则议程与细则议程的内容。通则议程是谈判双方共同遵照使用的日程安排,在通则议程中,通常应解决以下问题:双方谈判讨论的中心问题。尤其是第一阶段谈判的安排;列入谈判范围的有哪些事项,哪些问题不讨论,问题讨论的顺序是什么;讨论中心问题及细节同题的人员安排;总体及各阶段谈判的时间安排。通则议程可由一方提出,或双方同时提出,经双方审议同意方正式生效。

  细则议程具有保密性,它是对己方审议同意后具体策略的具体安排,供己方使用。其内容一般有:对外口径的统一,包括文件、资料、证据和观点等;谈判过程中对各种可能性的估计及其对策安排谈判的顺序,即何时提出问题,提什么问题,向何人提出这些问题,由谁提出,谁来补充,何时打岔,谁来打岔,在什么时候要求暂停讨论等;谈判人员更换的预先安排。

安排谈判人员

  谈判是谈判主体间一系列的行为互动过程,谈判人员的素质和能力直接影响到谈判的成败得失。在谈判方案中对谈判班子的组成和谈判人员的分工做出恰当的安排是一项十分重要的内容。

  1、确定谈判适用的人才

  以下列出的是谈判中可能需要的人才类别,亦是给出一个科学的谈判阵容所不可缺少的人才清单,在实际中可根据谈判的具体情况和不同特点灵活配备谈判所需的各类人才。

  (1)技术人才。包括熟悉商品、产品制造工艺的技术员、工程师及相关技术领导、技术经理或工厂厂长等,应具有一定的微观和宏观的技术性决策能力

  (2)管理人才。主要指行政部门或政府官员,包括有关生产或行业的主管部门成为空易方所属地方和国家的政府部门的代表。对于某些较为重要或是敏感。

  的交易,通常还有外交部、商务部和其他相关部门的代表。

  (3)法律人才。熟悉与谈判项目相关法律的人才,具有达成契约内容和格式化谈判的能力。谈判中的法律人才可以由企业从挂牌的律师事务所请来,也可以是精通与所谈项目有关的法律的企业工作人员。

  (4)商务人才。这类人才熟悉国际贸易有关规则,具有达成交易与签订交易合同谈判能力

  (5)金融人才。包括熟悉国际金融业务或与国际贸易相关财经业务的人才这类人才可以来自经营国际结算业务的银行或企业,也可以来自从事国际贸易财务结算的部门,这类人才具有交易财务评估能力和交易清算能力。

  (6)语言人才。由于国际贸易中谈判人员往往来自不同的国家,在谈判中必须具有熟悉交易双方的语言或是熟悉交易双方共选的工作语言的人才。这类人才可能来自交易中的一方和双方,也可以来自交易方以外的经过公证的第三方。这类人才形成谈判语言或意志表述的语言能力,最好的情形是谈判人员自己具备掌握谈判用语的才能。

  (7)其他人才。根据谈判情形的不同,谈判中还可配备工程技术人才、仓储运输人才等,把好谈判的各个关口,形成谈判成功所需的各种辅助性能力。

  2、谈判班子的构成原则

  尽管国际商务谈判中由子每笔交易的性质不同,标的、时间、地点和贸易形式等各异,投入的谈判人员、组成的谈判班子会有所不同,但构成谈判班子的基本原则是一致的,包括实力和进度两个方面。

  (1)组成谈判班子的实力原则。谈判班子必须能胜任所承担的谈判任务,具有与对方抗衡的能力。谈判班子的实力雄厚与否体现在以下三个方面:

  ①业务实力。参加谈判班子的人员拥有谈判标的所要求的一切必备的知识和能力,业务方面的对话应无阻碍。业务实力是一次成功谈判所必需的基本要求。例如,在谈判中有的成员善于发现对方存在的问题,抓住对方的弱点,从而使己方在谈判中处于有利地位。

  ②社会地位。社会地位反映了决策实力,一般而言,社会地位应遵循“对等原则”,即己方谈判班子成员的社会地位应与对方出场人员的级别相等,做到至少不低于对方人员的级别,以平抑对方在谈判中的锐气,巩固已方实力。己方亦可充分发挥“主帅的地位效应”,使己方主帅的级别高于对方。在这种情况下,随从人员的级别应适当调低,增加实务操作人员,加快工作进度,提高工作效率

  ③工作效率.即时倒效率,是指班子的人力能适应谈判进度的要求。要根据谈判的工作量投人相应的人力:投人的人力能跟上谈判的进度,即使“疲劳作战”、“车轮作战”也能应付自如。一个人才齐备、能够连续有效作战的班子才是一个实力班子。

  (2)组成谈判班子的进度原则。任何谈判都有时限,不管这个时间限制是由己方、对方或第三方制定,还是由交易本身的性质所决定。谈判班子必须在这个时间限制里完成工作任务,这就要求在组建谈判班子时从人力和决策能力两方面满足时限要求。

  ①人力组织。组织多少人参加谈判,取决于工作量的大小和时间限制。量大,时间短,投入的人力就多。此外,工作时间也应根据投入人力的水平加以调节。

  ②决策能力。参加谈判人员对各种可能出现的问题应在短时间内解决。没有快速反应能力,谈判人员就不可能迅速判定所面临的各种危机的真相,更难以保证时限。只有决策能力强的谈判班子才有可能在时限范围内高质量地完成谈判任务。

  3、谈判班子内部成员的分工与配合

  在挑选了合适的人员组成谈判班子后,要在班子内部进行合理分工。即要在谈判班子中确定不同情况下的主谈人与辅谈人,及其位置、责任与配合关系。

  如谈判双方就交货问题久谈不下,这时卖方的主谈人说:“我们的货物很畅销,两个月内交货很困难”这时他的一个辅谈人说:“可不是,我手上就有好大一把订单,三个月以内能交货就不错了。”这个补充无疑加重了主谈人观点的分量。相反,若辅谈人接口道:“让工人加加班,找看两个月交货没有问题”这就削弱了己方主谈人的讲话分量,使己方在谈判中处于被动地位。

  又如,在价格问题上,己方主谈人说:“如果你们实在要坚持这个价格,我们只好不买了。”这时,辅谈人员为了配合主谈人,就应说:“另有一家公司条件更为优惠,很想与我公司合作”而不能强调己方急需这批货物

选择谈判地点

  谈判场所对谈判效果也具有一定影响作用,谈判者应很好地理解运用。通常,对于日常谈判活动,最好能争取在自己的办公室和会议室等自己熟悉的地方举行。在己方所在单位与对方谈判,具有许多好处和优势,如向上级请示、查找资料和数据等比较方便;在生活方面能保持正常等等。面在对方地点谈判也有一定好处,如便于观察和研究某些情况,有利于与对方上司和其他人士接触,较容易寻找借口等。

  一般地,对于重要的问题和难以解决的问题最好争取在本单位进行谈判,一般性问题和容易解决的问题,或是需要到对方处了解情况时,也可在对方地点举行谈判,但必须做好充分准备。如果对方不同意到对方单位谈判或另有原因,也可找一个处于中间地带的场所,这样双方所处的条件就等同了。

谈判现场的布置与安排

  谈判房间的布置也很重要。最好选择一个安静、没有外人和电话干扰的地方。房间的大小要适中,桌椅的摆设要紧凑但不拥挤,房间温度适宜,卫生条件要好,灯光要明亮。

  还要注意选择谈判桌的形状,安排谈判人员的座位。通常有以下几种谈判桌供选择:。

  1、方形谈判桌。双方谈判人员面对面而坐,这种形式看起来正规些,但过于严肃,缺少轻松活泼的气氛,有时甚至会有对立的感觉,交谈起来并不方便口。

  2、圆形谈判桌。采用圆桌,双方谈判人员坐成一个圆圈。这种形式通常会使双方谈判人员感到有一种和谐一致的气氛,而且交谈起来比较方便。

  3、不设置谈判桌。在双方谈判人员不多的情况下,也可以不设谈判桌,大家随便坐在一起,轻轻松松地洽谈生意,这样能增加友好的谈判气氛,但较正式的谈判除外。

  谈判人员的位置安排也值得考虑。在座位安排上,可以是双方人员各自坐在一起,也可以使双方人员交叉而坐。通常,双方各自坐在一起比较合适,特别是当谈判出现争议时,这样便于查阅一些不便于让对方知道的资料,并能从心理上产生一种安全感。

  不仅谈判桌的形状和谈判人员座位的安排很重要,甚至双方谈判人员座位之间的距离远近也值得研究。距离太近,会感到拘束;距离太远,交谈时不方便,还有一种疏远的感觉。适当拉近距离,会产生一种亲密的交谈气氛。

  谈判人员的食宿安排,也是谈判准备工作中不可缺少的一个方面。在食宿方面为对方提供满意的服务,能表示己方的诚意、热情和文明礼貌,同时要注意对方人员的生活习惯、文化传统等。当然在通信交通等方面,也要为对方创造尽可能方便的条件。

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