精力管理

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什么是精力管理

  精力管理是指把想法从脑子里全部倒出来,列出一份清单,接下来需要把大任务分解成一个个较小的“下一步行动”,然后集中精力逐项落实。

  列出工作清单,然后逐项推进的效能管理方法的主要原则是,用记录的方式将头脑中的各种任务移出来,并且安排好下一步行动,从而做到心无挂念,集中精力做好手头的事情。最大的用处是,干掉一件事是一件,把控时间的成就感就这么一点点的积累起来、养成习惯之后成为一种高效率的行为方式,对重建信心尤其是摆脱忙忙碌碌却一事无成那种挫败抑郁感很有帮助。

精力管理的关注点

  人的能量包括四个基本层面身体、情绪思维、精神。他建议人们合理管理自己的能量,在一段时间的高度专注之后,要适当休息,做到能量的平衡。

  1、从对体能的关注开始,因为一个好的身体能够产生更多能量。谁都知道营养不良、缺少运动、睡眠不足和休息不够会降低人的基础能量水平,削弱他们的情绪控制力和专注力。施瓦茨和他的同事帮助经理人制定一些能够增强、恢复和补充体能的习惯,敦促他们规律饮食,按时作息,加强锻炼。很多参与这一计划的管理者都反映,随着体能的增强,他们的工作效率也有所提高。

  2、情绪。不管外部压力有多大,人们只要控制好自己的情绪,就可以提高能量的质量。大多数人都发现,当自己情绪愉快的时候,往往就是绩效最高的时候。为做到这一点,除了注意工间休息,还应养成三个简单而有效的习惯深呼吸放松自己,向他人表达赞赏,并且换一种积极的方式来讲述自己生活中发生的事件。事实证明,积极的情绪能够提高能量的质量水平。

  3、思想必须集中。许多高管认为,如果有一大堆任务摆在面前,就必须同时着手处理,但实际上,这种做法会降低工作效率。高管们可以制定一些习惯来减少科技给生活带来的无情干扰。比如:只在固定时段接发电子邮件,开会时不接听电话,等等。集中注意力,使高管们的能量不致分散,他们就能在较短的时间内完成与过去相同的工作量。

  4、精神。当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时,他们的精神能量就会发挥作用。为此,人们需要理清优先事项,并以此为准在三个方面制定习惯:做自己最擅长和最喜欢的工作;有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力,认真工作,关心家庭、健康和他人;此外,还要在日常行为中奉行自己的核心价值观

精力管理的模型建立

  第一步:根据你的精力周期细分全天的时间。

  必须要承认,人在一天不同的时间段中,精力水平是不一样的。你首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段,之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

  第二步:为你的每个时间段确定一个虚拟的精力总值。

  根据这个时间段的长短,和一定的标准(例如十五分钟对应一个0.5的精力值,半小时对应一个1的精力值等),为这个时间段建立一个总体数值。

  第三步:定义事务的精力消耗值。

  每完成一件事情,都需要消耗你的时间和精力,但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。(注意定义的等级尽量简单,不要有太多等级。)

  有一些事情做完以后不会消减你的精力,反而会提升你的精力,例如你做了一件自己特别喜欢的事情,或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验,这种小小的精力提升不会特别多。

  你只需要用各个时间段的精力总值,减去事务的精力消耗值,就可以估算出剩余精力,就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情(相减为负,当然就意味着你做不了这么多事情;相减为正,就可以继续在这个时间段内安排事情)。

  第四步:在合适的软件上分配你的待完成事务。

  把上面定义的分类体系移植到一个合适的时间管理软件中,你就可以开始实际的操作了。

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