电子商务采购

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　电子商务采购是指利用电子商务形式进行的采购活动。因为电子商务主要是在计算机网络上进行的，所以电子商务采购亦称为网上采购。

　　电子商务采购随着科学技术的突飞猛进和网络技术的迅速普及，电子商务采购作为一种新型的采购方式，在国际国内采购活动中成为了一道亮丽的风景线。目前，许多企业和公共事业单位已在一定范围内和一定程度上运用了电子商务采购技术。

　　①公开性：既然在网上采购，由于因特网有公开性的特点，全世界都可以看到采购。方的招标公告，谁都可以前来投标。

　　②广泛性：网络没有边界，所有的供应商都可以向采购方投票，采购方也可以调查一所有的供应商。

　　③交互性：电子商务采购过程中，采购方与供应商的网上联系非常方便，可以通过电子邮件或聊天的方式进行信息交流。

　　④低成本：网上操作可以节省大量的人工业务环节，省人、省时间、省工作量，总成本最小。

　　⑤高速度：网上信息传输既方便，速度又快。

　　⑥高效率：以上几点综合起来，显然是高效率。

　　电子商务采购模式则有以下优势：

　　有利于扩大供应商范围，提高采购效率，降低采购成本，产生规模效益。由于电子商务面对的是全球市场，可以突破传统采购模式的局限，从货比三家到货比多家，在比质比价的基础上找到满意的供应商，大幅度地降低采购成本。由于不需要出差，可以大大降低采购费用，通过网站信息的共享，可以节省纸张，实现无纸化办公，大大提高采购效率。

　　有利于提高采购的透明度，实现采购过程的公开、公平、公正，杜绝采购过程中的腐败。由于电子商务是一种不谋面的交易，通过将采购信息在网站公开，采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免采购中的黑洞，使采购更透明、更规范。

　　有利于实现采购业务程序标准化。电子商务采购是在对业务流程进行优化的基础上进行的，必须按软件规定的标准流程进行，可以规范采购行为，规范采购市场，有利于建立一种比较良好的经济环境和社会环境，大大减少采购过程的随意性。。

　　满足企业即时化生产和柔性化制造的需要，缩短采购周期，使生产企业由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”。为了满足不断变化的市场需求，企业必须具有针对市场变化的快速反应能力，通过电子商务网站可以快速收集用户订单信息，然后进行生产计划安排，接着根据生产需求进行物资采购或及时补货，即时响应用户需求，降低库存，提高物流速度和库存周转率。

　　实现采购管理向供应链管理的转变。由于现代企业的竞争不再是单个企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争，因此要求供需双方建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系，而电子商务采购模式可以使参与采购的供需双方进入供应链，从以往的“输赢关系”变为“双赢关系”。采购方可以及时将数量、质量、服务、交货期等信息通过商务网站或EDI方式传送给供应方，并根据生产需求及时调整采购计划，使供方严格按要求提供产品与服务，实现准时化采购和生产，降低整个供应链的总成本。

　　实现本地化采购向全球化采购的转变。由于世界经济的一体化，全球化采购成为企业降低成本的一种必然选择，其基本模式就是应用电子商务进行采购。1999年以来，跨国公司陆续把发展物资采购电子商务工作列入了企业发展战略目标。英美联合石油、埃克森美孚等14家国际石油公司联合组建了一个全球性的电子商务采购平台，以消除在物资采购、供应链管理的低效率的影响。通用、福特、戴姆勒-克莱斯勒三家汽车公司建立了全球最大的汽车专用采购平台，其每年的采购金额高达2500亿美元。国内石油化工行业的中石油、中石化、中海油、钢铁行业中的宝钢等企业都在实施网上采购，并取得了明显的经济效益。目前，通过电子商务建立全球采购系统，联结国内外两个资源市场，已成为标准化的商业行为。

　　有利于信息的沟通，促进采购管理定量化、科学化，为决策提供更多、更准确、更及时的信息，使决策依据更充分。

　　传统的采购模式存在下列问题：采购、供应双方为了各自利益互相封锁消息，进行非对称信息博弈，采购很容易发展成为一种盲目行为；供需关系一般为临时或短期行为，竞争多于合作，容易造成双输后果；信息交流不畅，无法对供应商产品质量、交货期进行跟踪；响应用户需求的能力不足，无法面对快速变化的市场；利益驱动造成暗箱操作，舍好求次、舍贱求贵、舍近求远，产生腐败温床；设计部门、生产部门与采购部门联系脱节，造成库存积压，占用大量流动资金。

　　电子商务的方式多种多样，因此电子商务采购也可以有多种形式。目前，国际流行的网上采购数据传送途径主要包括以下几种形式：电子商务网站招标；人工向供应商打电话或发送书面文件、传真订购；向供应商发送电子邮件订单；向供应商的站点提交订单；与供应商的ERP系统进行集成；电子交易平台等。对它们可以进行以下三种分类。

　　1)按利用计算机网络的程度分类

　　完全网上采购，即完全通过网上电子商务采购完成采购的全部活动(除运输配送)。网上和网下相结合采购，即在网上完成部分采购活动，例如发布采购消息、招标公告等，而其他活动如采购谈判、供应商调查、交易支付等则在网下进行。

　　2)按采购主体分类

　　自己网上采购，即企业自己建立网站，进行电子商务采购活动。代理网上采购，即不是自己建立网站，而是利用别人的网站进行电子商务采购。

　　3)按网上采购的方式分类

　　网上查询采购，即由采购商自己登录网站，在网上寻找供应商和所需要的产品而进行的网上采购。网上招标采购，即采购商只在网上发布招标公告，由供应商主动来投标而进行的采购活动。

　　网上采购程序主要包括：采购前的准备工作、采购中供需双方的磋商、合同的制定与执行、交付与清算等环节。

　　1)采购前的准备工作

　　对于采购商来说，采购前的准备过程就是向供应商进行宣传和获取有效信息的过程。在网络环境条件下，将演变成供应商积极把自己产品的信息资源(如产品价格、质量、公司状况、技术支持等)在网上发布，企业则随时上网查询并掌握自己所需要的商品信息资源。双方推拉互动，共同完成商品信息的供需实现过程。在网络环境中，信息的交流通常是通过登陆和浏览对方的网站和主页完成，其速度和效率是传统方式所无法比拟的。采购前的信息交流主要是企业对供应商的产品价格和质量进行了解。因此，价格在很大程度上决定着采购决策。

　　2)供需双方的磋商

　　过程在网络环境下，传统采购磋商的单据交换可以演变为记录、文件或报文在网络中的传输过程。各种网络工具和专用数据交换协议自动地保证了网络传递的准确性和安全可靠性。企业一旦选择了合适的能保证最佳产品质量、最合理价格、最优质服务的供应商，就可以在网上与其进行磋商、谈判。各种商贸单据、文件(如价目表、报价表、询盘、发盘、订单、订购单应答、订购单变更要求、运输说明、发货通知、付款通知、发票等)在网络交易中都变成了标准的报文形式，减少了漏洞和失误，规范了整个采购过程。

　　3)合同的制定与执行

　　磋商过程完成之后，需要以法律文书的形式将磋商的结果确定下来，以监督合同的履行，因此双方必须以书面形式签订采购合同。这样一方面可以杜绝采购过程中的不规范行为，另一方面也可以避免因无效合同引起的经济纠纷。因为网络协议和网络商务信息工具能够保证所有采购磋商文件的准确性和安全可靠性，所以双方都可以通过磋商文件来约束采购行为和执行磋商的结果。

　　4)支付与清算过程

　　采购完成以后，货物人库，企业要与供应商进行支付与结算活动。企业支付供应商采购价款的方式目前主要有两大类：一类是电子货币类，包括电子现金、电子钱包和电子信用卡等；另一类是电子支票类，如电子支票、电子汇款、电子划款等。前者主要用于企业与供应商之间的小额支付，比较简单；后者主要用于企业与供应商之间的大额资金结算，比较复杂。

　　首先，要进行采购分析与策划，对现有采购流程进行优化，制定出适宜网上交易的标准采购流程。

　　第二步，建立网站。这是进行电子商务采购的基础平台，要按照采购标准流程来组织页面。可以通过虚拟主机、主机托管、自建主机等方式来建立网站，特别是加入一些有实力的采购网站，通过它们的专业服务，可以享受到非常丰富的供求信息，起到事半功倍的作用。

　　第三步，采购单位通过互联网发布招标采购信息（即发布招标书或招标公告），详细说明对物料的要求，包括质量、数量、时间、地点等，对供应商的资质要求等。也可以通过搜索引擎寻找供应商，主动向他们发送电子邮件，对所购物料进行询价，广泛收集报价信息。

　　第四步，供应商登录采购单位网站，进行网上资料填写和报价。

　　第五步，对供应商进行初步筛选，收集投标书或进行贸易洽谈。

　　第六步，网上评标，由程序按设定的标准进行自动选择或由评标小组进行分析评比选择。

　　第七步，在网上公布中标单位和价格，如有必要对供应商进行实地考察后签订采购合同。

　　第八步，采购实施。中标单位按采购订单通过运输交付货物，采购单位支付货款，处理有关善后事宜。按照供应链管理思想，供需双方需要进行战略合作，实现信息的共享。采购单位可以通过网络了解供应单位的物料质量及供应情况，供应单位可以随时掌握所供物料在采购单位中的库存情况及采购单位的生产变化需求，以便及时补货，实现准时化生产和采购。

　　电子商务采购是一种非常有前途的采购模式，它主要依赖于电子商务技术的发展和物流技术的提高，依赖于人们思想观念和管理理念的改变。我国目前已经有不少企业以及政府采用了网上采购的方式，对降低采购成本，提高采购效率，杜绝采购腐败起到了十分积极的作用，因此应该大力提倡这一新的采购方式。

　　现阶段我国企业信息化基础较为薄弱，电子商务采购的重点应放在企业信息流和资金流的有效集成上，解决采购与财务结算中的瓶颈问题，以确保网上采购行为的正常畅通。为此，提出的网上采购模型如图所示。

　　在这一模型中，将网上采购划分为企业内部采购申请、采购审批和采购管理三个功能模块。各模块的具体功能描述如下：

　　(1)采购申请模块

　　接受公司员工提出的产品(如办公用品、书籍或电脑零配件)或服务申请；接受企业关键原材料供应部门或生产部门提交的采购申请；接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请。

　　公司员工提交申请或供应部门手工提交申请，都应通过浏览器登录网上采购站点的页面进行，ERP系统的采购单据则可根据数据交换标准自动传递。

　　(2)采购审批模块

　　根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的任何申请。

　　对于企业内部提交的、并经审批通过的产品申请，直接向仓库管理系统检查库存，如果库存有则立即通知申请者领用，如果库存没有，则采用E—mail通知申请者：申请已批准，正在采购中。

　　对于审批未获通过的申请，立即通知或邮件通知申请者：申请由于何种原因未获批准，请修改申请或重新申请。

　　通过审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由主管领导登录采购系统的URL，审批申请。

　　对于已经通过的采购申请，一方面要邮件通知申请者；另一方面还要提交给采购管理模块。

　　(3)采购管理模块

　　主要有以下功能：

　　①采购管理部门针对已经审批通过、并且需要进行网上采购的采购任务，进行统计整理，并进行网上采购策划、制订采购计划。例如，采购程序、进度、政策、招标书的规范、评标小组的策划、评价指标体系等。

　　②设计招标书，发布招标公告。招标书可以比较简单，主要说明招标任务、内容和要求，招标程序，时间进度，评标原则、标准和定标方法等。招标书也可以采取招标公告形式发表，也可以附在招标公告上发表。招标公告可以在企业自己的电子商务网站发布，也可以链接到某些著名的门户网站、或在著名的广告公司注册，这样可以扩大宣传范围。

　　③招标公告在电子商务网站发布以后，收集各个供应商的投标。并且注意调查各个供应商的情况、进行信息沟通。

　　④建立评标小组和评标指标体系，组织评标。评标方式可以在网下，也可以在网上进行。

　　⑤公布评标结果，确定中标单位。

　　⑥与中标单位签订采购合同。

　　⑦采购活动实施。采购活动的实施可以网上网下结合进行。网上搞信息联系，网下搞送货。网下进货程序和其他采购方式相同。