物业设备设施管理

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什么是物业设备设施管理

  物业设备设施管理是指物业服务企业的工程管理人员通过熟悉和掌握设备设施的原理性能,对其进行正确的使用、保养与维修,使之保持最佳运行状态,从而为业主和使用人提供一个舒适、安全的环境。

  物业设备设施管理不仅能确保设备设施的正常运行,延长使用寿命,降低物业管理成本,更重要的是能充分发挥设备设施的使用功能,使业主和使用人得到最大限度的满足。随着物业设备设施的推陈出新和人们对物业使用功能要求的提高,物业设备设施的正确使用与完善管理,更能体现出物业服务企业的技术水平与管理水平。[1]

物业设备设施管理的特点[2]

  概括来讲,物业设备设施管理具有以下几个特点:

  (一)关系到业主的最根本利益。物业设备设施的产权属于全体业主,资产绝对值很大,视物业规模和档次不同,多则数亿元,少则几百万上千万元,对于高层高档写字楼而言,设备设施占总投入的1/4-1/3。物业的正常使用决定于设备设施的正常运行,管理如不到位,不仅影响设备设施的使用寿命,更会影响整个物业的使用功能,甚至造成隐患和事故,最终影响物业的保值升值。

  (二)技术性强。随着技术全面进步,越来越多的高科技设备设施被应用到物业建筑中,门类繁多,涉及专业面广。通常的物业都具有供配电系统、给排水系统、通风空调系统、消防自动报警系统、消防灭火系统、交通(电梯)系统、自动化控制系统、保安监控系统(含各类门禁识别系统)、楼内综合布线系统、通信系统、停车场管理系统以及有线电视系统等,而一些新型的高科技智能化物业,如北京的奥运鸟巢、水立方等,更是应用了最先进的科技成果。尽管物业管理仍具有劳动密集型的特征,但是物业设备设施的管理却越来越显示出技术密集型的趋势。正因如此,物业设备设施管理成为物业管理最本质、最需专业技术的核心内容。

  (三)是“显性服务”的基础。目前,很多物业企业由“管理公司”更名为“服务公司”,并在形象礼仪、保洁绿化、客户服务等“显性服务”方面下足功夫,突出“为业主服务”的宗旨,应该说,这是一种企业经营定位方面的进步。但要看到,安居才能乐业,为业主的“安居”提供保障,是物业服务企业责无旁贷的义务,而物业设备设施的安全正常运行,是“安居”的前提和保障,是物业服务的底线。尽管这项工作不为多数业主所常见,具有“隐性管理”特点,但只有做好此项工作,其他各项“显性服务”才有意义。换言之,物业设备设施管理的水平从根本上决定了物业公司的管理水平和服务水准。

  (四)要求有可继承性和可延续性。一栋物业使用寿命少则四、五十年,长则上百年,即使由一家物业服务公司长期管理,也需要几代人的衔接,而且随着物业管理的市场化和招投标制度的实施,物业服务公司的更换成为常态。在此情况下,设备设施的管理就要求具有很好的可继承性和可延续性,由此也决定了物业管理的指导思想必须具有长期性、连续性和可继承性。

物业设备设施管理的内容[1]

  不同的物业设备设施有不同的特点,物业设备设施管理的内容也各不相同,但基本内容一般包括以下几个方面。

  一、资料档案管理

  物业设备档案资料管理的基本任务有两个方面:一是作好设备技术档案资料的保管;二是为设备运行、维护、管理等提供信息资料。物业设备档案资料主要包括以下一些内容。

  1.设备原始资料

  设备原始资料包括设备清单或装箱单,设备发票,产品质量合格证明书,开箱验收报告,产品技术资料,安装、试验、调试、验收报告等。

  2.设备维修资料

  设备维修资料包括报修单、事故记录、中大修工程记录、更新记录等。

  3.设备管理资料

  设备管理资料包括设备卡片、设备台账、运行记录、普查记录、考评记录、技术革新资料等。

  二、安全运行管理

  物业设备种类繁多,涉及面广,具有一定的危险性。为保障业主的利益及设备操作人员的生命安全,必须制定设备安全运行的有关规定。其内容包括下面三项。

  (1)安全作业培训教育。设备维修操作人员是安全管理的重点对象,必须对其进行安全作业的培训教育,使维修人员参加学习培训考核后持证上岗。

  (2)安全使用宣传教育。对业主、使用人进行宣传教育,使其了解安全使用一些危险设备(如电梯)的知识,提高自我保护意识,为安全管理建立广泛的群众基础。

  (3)建立安全运行制度。建立安全运行制度和安全操作规程,建立定期检查运行情况和规范服务制度,建立安全责任制等。

  三、保养与维修管理

  (1)建立设备档案登记卡。参考设备使用说明书、使用手册、安装调试质量说明书中的有关维护保养内容,对要进行维护保养的设备建立设备档案登记卡,并按说明书中规定的维护保养项目设计表格,建立维护保养记录。

  (2)编制设备计划维护总表。将全部维护保养记录表中的任务和时间汇总到计划维护总表中,制定出年度设备维护保养一览表。

  (3)发出维护保养指令工作单。维护保养指令工作单是根据计划维护总表及维护保养一览表的安排,按时间向员工发出的工作命令。

  (4)维护保养计划的落实跟踪检查。员工根据指令完成任务后必须在工作单上作好记录,包括所用时间、检查结果等,并签字交回。技术主管及主管工程师要对维修工的工作进行检查或抽查,考核其工作质量

  (5)有计划地组织巡查。坚持和完善设备的巡查制度,安排员工根据不同的设备及运行时问状况进行有计划地巡查,发现设备初期问题,要及早解决、降低维修成本。

物业设备设施管理的作用[3]

  物业设备管理的作用主要有以下几方面:

  (1)充分发挥房屋住用功能的保障物业设备的正常运行不仅是人们工作、生活和学习正常进行的物质基础,也是影响丁业、商业发展和人民生活水平提高的因素。良好的设备运行和维修管理确保了物业设备的正常运行,从而保证人们各项活动正常有序地进行。

  (2)设备延长使用寿命、安全运行的保证。物业设备在使用过程中,会因种种原因发生磨损、故障或毁坏,因此,良好的物业设备管理,不仅能保证设备运行中安全和技术性能的正常发挥,而且能及时发现隐患、排除故障、避免事故的发生,将损失降到最低限度;同时能延长设备的使用寿命,提高设备的使用效益。

  (3)推动房屋建筑设备现代化。随着社会经济的发展、科学技术的进步以及人们对高品质生活的追求,房屋建筑设备也向着先进、合理、完备、多样化、综合性和系统化的方向发展。例如,智能化建筑的建造,涉及通信系统、安全监控系统和设备监控系统等。这些高科技设备的应用,必须有良好的设备管理基础。因此,良好的物业设备管理,是推动房屋建筑设备现代化的基础。

  (4)提高业主的经济效益。业主的经济效益体现在两个方面:一方面,使物业设备的寿命周期成本,即购置成本和使用成本能够降低;另一方面,使物业保值和增值。物业设备的成本一直是物业成本的最大构成部分之一。现代化的物业设备管理,是一种对设备全过程的综合管理,也就是对设备的设计、制造、采购、安装、调试、使用、维护保养、检修、更新改造和报废等整个过程的管理。这使得物业设备不仅在技术上要始终处于最佳的运行状态,而且在经济上也要求总的寿命周期成本最低。由于设备的正常高效运行,提高了物业的住用条件,改善了住用环境,为物业的保值和增值打下了基础。

物业设备设施管理的机构设置[4]

  根据管理和服务对象的不同,物业公司设立了各种机构,如董事会总经理、办公室、客服部、工程部、保安部、财务部、环保部等。目前,各物业公司中与设备管理联系最紧密、最主要的部门是工程部,公司其他部门则是处在参与设备使用、维护和配合管理的地位。工程部在其他部门的配合下进行日常工作,遇到设备大修、更新改造等重大项目,则要依靠设备管理部门和物业管理公司领导部门共同决策。

  物业设备管理的机构设置要根据物业公司管理的设备规模和种类来确定,设置方式是多种多样的,有的按专业系统设置,有的按设备划分区域设置,也有的按管理性质设置。无论采用哪种方式,都要符合“满足需要,责任明确,精简高效”的原则。

  设备管理机构按专业系统划分而设置,对管理者来说,较易发现一些设计上的不合理现象和施工遗留问题,也能较快熟悉物业的各种设备和系统,这对参加物业管理前期介入设计、施工、竣工验收的管理者来说,更为有利。下面对这种设置方式进行重点介绍。

  按专业系统划分的设备管理机构设置(图)一般按照金字塔形式,从上到下依次为:部门经理(统一领导),1~2个副经理(专业工程师),若干个专业作业组(工程技术人员)。

物业设备管理机构设置

  这种机构设置,对于不同规模的物业均有较强的适用性。它的优点是维修服务质量高、专业性强。缺点是工种之间的配合性较差、互补性效率较低。因此,必须强调专业之间的配合,在订立岗位责任制时,一定要分工明确。

物业设备设施管理制度[4]

  现代企业离不开各项管理制度管理制度是企业进行管理的重要依据,也是企业员工的工作准则。设备管理部门各项管理制度的制定必须符合国家各项有关规定,有利于物业设备的正常运行。物业设备的管理制度主要有:

  1.人员管理方面的制度

  (1)岗位责任制度

  根据岗位制定员工责任制,从制度上明确各工作岗位的工作内容和责任,保证设备的正常运行和良好状态。工程部的主要岗位职责有:工程部经理岗位职责、技术主管岗位职责、班组长岗位职责、维修人员(技术工人)岗位职责、库房保管员岗位职责、资料统计员岗位职责等。

  (2)考勤和请假制度

  主要规定工作时间,迟到、早退、旷工的处理办法,请假的手续和准假权限等方面的内容。

  (3)交接班制度

  主要包括交接班时间、交接内容和程序等方面的内容。

  (4)值班制度

  设备的运行离不开人的管理,通过值班制度的建立可以及时发现事故隐患并排除故障,从而保证设备正常运行,因此必须建立值班制度。值班制度的内容包括:值班纪律、值班工作内容、值班期间设备故障处理程序和要求等。

  2.设备管理方面的制度

  (1)物业设备接管验收制度

  设备验收工作是设备安装或检修停用后转入使用的重要过程,因此在设备的运行管理和维修管理之前,首先要做好设备的接管验收工作。接管验收不仅包括对新建房屋附属设备的验收,而且包括对维修后设备的验收以及委托加工或购置的更新设备的开箱验收。验收后的设备基础资料要保管好。

  (2)物业设备的技术操作规程和安全操作规程

  物业设备种类较多,维修手段各不相同,涉及水暖、电工电子、机械、消防、通信、计算机、电气焊等多个专业,只有针对性地进行相应的操作,才能保证设备正常运转和维修的顺利进行。制定合理的技术操作规程和安全操作规程,可以保证设备的正常使用,同时也可以延长设备使用寿命。

  (3)物业设备的保养及维修制度

  包括设备的日常保养制度和计划性检修制度。日常保养制度主要包括设备保养的部位、保养内容和保养程序;计划性检修制度主要包括制定设备的维修保养计划,确定设备的维修保养类别、等级、周期、内容,计划性检修制度的实施,以及监督检查等。

  (4)设备运行管理制度

  包括巡视抄表制度、安全运行制度、经济运行制度、文明运行制度等。此外,特殊设备还需另行制定一些制度,如电梯安全运行制度、应急发电运行制度等。

  (5)设备事故分析制度

  设备因非正常原因造成停水、停电、停热、停煤气、停梯,以及消防系统等设备故障影响物业运转和正常使用时,设备管理部门应派人员紧急抢修,配合有关主管部门进行事故调查,并对事故的起因和发生做出客观、正确的分析,对有关部门和责任人追究其责任。因此,设备事故分析处理要建立相应的制度。

  3.物资管理方面的制度

  物资管理方面的制度主要包括设备维修器材、工具、零配件的采购、保管和领用等方面的制度。设备维修器材的采购、保管和领用要按照既定的程序和手续进行,并由专人负责。对于高额物品的管理应采用以旧换新的制度。

物业设备设施管理现状与问题[5]

  目前,国内物业设备设施管理工作较国际先进水平有一定差距。原因在于:

  (1)市场经济环境不健全

  建设方在设计、建设阶段较少考虑建成后使用的节约和便利,而过多地考虑了如何节省一次投资,如何节省自身时间和精力或搞些流行的智能化设备吸引买方。设备供应商也较少考虑系统集成协调和匹配。物业公司也很少进行工程前期介入。各阶段工作的脱节为日后的管理工作埋下隐患。

  (2)服务观念滞后

  国内有些物管企业认为只要设备设施无故障、开得动便是物业设备设施管理的全部工作内容,并没认识到物业设备设施管理的服务对象是人,保证物业用户的健康、舒适和效率,才是物业设备设施管理工作的最终工作目标。

  (3)物业设施管理的技术含量不高

  当前,国内多数物管企业经济实力普遍不足,难以吸引高质量人才,凭经验、拼设备等手工作坊式的运作仍是国内相当范围内物业设备设施管理的主流。很多物管企业,包括一些高档物业的管理者,把“维修”看成设备设施管理工作的主要内容,很少在设备设施的运行效果、效率上下功夫,导致物业设备设施管理的专业性不强,服务质量较低。

  (4)人才匮乏

  尽管近年来举办过许多各种层次的培训,也有了物业管理专业和物业设施管理专业的各层次学历教育,但无论是内容还是对象都还处于“探索阶段”,都有待总结提高。一幢现代化大楼建成后,不少企业往往认为只要招聘一些空调工、水电工、冷冻工便可使大楼运转起来。导致许多大楼能耗高、自控不能开通、设施设备损耗加速等恶劣后果,使物业环境品质严重恶化。因而,学习和掌握物业设备设施及其管理工作的原理和基本内容,对从事物业管理的相关人员均十分重要。

物业设备设施管理发展模式[5]

  当前,随着物业管理产业化的发展趋势,出现4种物业设备管理模式:

  ①物业管理公司有独立的专业人员队伍,用所收取的物业管理费和能源费,利用业主所批准的物业维修基金对物业设备设施实行统一的管理。

  ②由社会建立的物业设备设施专业管理公司承包大楼或小区设备系统全部或部分的运行管理,专业公司与业主或物管企业之间用契约形式确定彼此的责权利、确定服务质量标准和赏罚规则。

  ③几家中,小型物管公司共同出资建立设备管理公司,吸引高质量人才,降低各家公司管理成本,专为各出资方解决设备设施维保难题。

  ④物业设备设施专业管理公司带资参建,成为业主的合作伙伴。公司投入的是设备系统,取得的回报是投运以后的物业管理费、设备折旧费和能源费。用户入户之后就如同缴付水电费、电话费一样按月或按年度向物业设施管理公司缴付设备管理费。设备系统的产权归物业设备设施专业公司。

  前3种方式,已在社会推行。第4种方式,最先由国内一些电话局试行,目前在建筑节能技术改造中应用越来越普遍。

相关条目

参考文献

  1. 1.0 1.1 战晓华.物业管理实务.天津大学出版社,2008.11
  2. 王兆春.加强物业设备设施管理 从根本上提升物业管理水平.现代物业,2008.10
  3. 王青兰,齐坚,顾志敏.物业管理理论与实务.高等教育出版社,2006.11
  4. 4.0 4.1 刘绪荒.物业设备设施维护与管理.化学工业出版社,2008.8
  5. 5.0 5.1 伍培.物业设备设施与管理.重庆大学出版社,2007.03
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