工作分配

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什么是工作分配

  工作分配人力资源管理的一项重要职能,主管工作分配的合理与否很大程度上回决定企业的办事效率及结果。

工作分配的一般方法[1]

  员工工作不到位,有很大部分原因在于上司在分配工作中没有交代好工作,同时员工对上司分配的工作任务没有完全理解而就进入“工作”。上司如何分配工作,员工如何理解与接受上司分配的工作任务呢?其中“5W3H”可以用于这方面的训练。

  What:什么?在下达工作任务名称时,还要告诉员工工作的重要度与紧急度。以便员工安排工作时间与顺序。重要与紧急的工作立即办。并且要非常认真地办。我们上司常犯的错误在于:在下达工作任务时,一般地只告诉员工工作任务名称而没有指出工作的重要度与紧急度,以为员工他会明白。结果等到员工进入“工作”时发现员工时间安排不科学而责怪员工。

  Where:工作地点。在哪里从事工作或完成工作任务。注意:工作地点环境因素一定也要告诉员工。如安全注意因素。

  我们上司对员工要求工作要注意细节,可是一般的上司在安排工作给员工时这方面的细节告知就常常没有做好了。特别要强调“工作地点的三大要素”:

  1、工作地点的安全环境如何创造与保护,不要因为他人的不良行为而影响工作,也要注意自身的工作对他人的工作是否存在不良影响,特别是安全影响。在特殊工作地点,还要告知员工安全管理的四个要项“自我安全管理、同事安全管理、顾客安全管理、企业组织安全管理”。

  2、工作地点告知,不单单是“地点”一个“点”的告知,最好要更详细地告知:这个“地点”与上司工作地点之间的路线。如业务人员出差,机车技术服务人员出外对顾客进行施救工作服务。详细的地点路线告知与指导非常重要。为了预防意外,还要指出特别的安全保护社会部门的地点,如公安部门、交通车站、医院等。

  3、工作地点:在组织岗位结构中还可以理解为工作岗位。告知员工工作岗位这个“地点”,例行工作可能不用再说,但若是新工作或例外工作就一定要强调这个“地点”,并且还要说出这个“地点”的责任流动的上道责任岗位与下道责任岗位,以及这两个责任岗位对员工这个工作地点“岗位”的责任要求。能够让员工很快地画出本“工作地点”的责任流动夭量箭头。不要以为这个“地点”告知不重要,常常不负责任的员工出差错就在这个“地点”上。如采购人员与仓库管理人员物品验收地点确认:是在仓库内还是在仓库外?外协单位、供应商送货人员与仓库管理人员物资验收地点责任确认,差一步就有可能造成重大损失。

  What time:什么时候。它包括时刻管理与时间段管理。要体现员工工作所付出的时间成本价值

  1、时刻管理。有的工作如到车站接送客人,必须要提出工作时刻。约见重要客户必须要提出工作时刻。在此工作时刻之前,提醒员工必须要事先做好哪些准备工作,做这些准备工作需要多少时间。时刻管理是体现诚信管理的重要管理行为。时间管理不良,常常会导致客户埋怨产生,使所付出的时间成本得到负的时间价值。

  2、时间段管理。有的工作必须要做准备工作的,应该要划出一块准备工作的时间。有的工作必须要向上司立即报告的,必须要提出报告时间约定,以便上司对员工的工作过程与结果进行跟踪指导。而有的工作需要其它部门配合或共同准备的,更要提出。

  3、时间段管理最最重要的一个问题是:上司对于重要的工作必须要提出任务完成最后限定时刻。若没有这个最后完成限定时刻可能会让一些能力欠缺或责任欠缺的员工产生惰性而影响整个工作计划的完成。

  4、员工工作时间段的有效管理会保证整个团队工作计划的推进。因此还要强调员工,在自我工作时间段内按时完成工作任务的价值与意义。如若你没有按时完成任务将会影响到下道责任岗位的员工完成工作任务,因为你若延长时间完成任务,会导致其他员工时间资源欠缺——因你占用了他人的时间资源。

  5、员工时间段的下达要考虑团体共事时间、员工约定客户共事时间、它部门配合工作所花费时间。因为这三大项时间资源占用会减少员工个人自我完成工作任务的时间资源。特别是外组织的人员影响员工原来计划的时间资源是常见的事,因此在下达员工完成工作任务后还要注意再跟踪考虑是否需要再给员工一定的时间资源补偿。

  Who:谁。不单单是指接受工作任务的员工,还要告知与员工一起工作的合作伙伴、团体部门、客户等。

  1、重要工作任务,还要能够做到告知员工,与他合作共事的合作伙伴的能力、性格、学科特长、责任分工、管理权限与层级诸要素,指导员工在团队共事中能够相互取长补短,发挥各自优势。而这一点,又常常是上司没有注意到的事,所以常常会有上司安排工作给员工了,而员工在与同事或其它部门合作共事时出现:“我为什么要与他合作共事?”、“我为什么要听他的?”诸多管理问题与心理障碍。

  2、一些重要的工作,如果能够做到将与员工合作共事的合作伙伴的一些重要背景介绍给员工,更有益于员工开展工作,以达到临时成立的合作团队一成立就达到和谐共事的状态。

  Why:为什么?告知员工为什么要这样做?这样做会有哪些良好的可能?若不这样做会有哪些不良的可能?再深化告知员工,你的工作的价值与意义。以促进员工心理认知“我很重要”,“我能够承担这项工作是我的荣誉”。

  How to do:与员工一起讨论怎样把这项工作做好。即共同研究工作法。这是上下两级集体智慧转换为现实生产力的非常重要的告知。万万不可唯我独尊。以为员工一定要听我的,若那样的话,员工的积极性就丧失了。更不用讲对这项工作会有激情了。讲工作法,那就是怎样在有限的时间内做出最有价值的事。最后能够全面分析出工作过程中潜在着不良可能,制定出预防不良的可能转换为不良现实的预案。因此工作法与工作案最好要有上、中、下三套,这样有益于员工在外工作根据情况而调整,而不会有心理顾虑。

  How much :多少。这是在告知员工,你拥有多少可控资源,或组织团队可以提供多少资源支持你,你的工作结果必须要创造多少价值。从资源利用角度来说,管理就是对资源的发现、分配、控制、运作创造价值的过程。工作中常常可支配的资源有:时间资源、物质资源、资金资源、人力资源信息资源等。

  上司在给员工分配工作时所告知的资源通常都是已发现的可控资源,但资源的分配并非是一步到位的,它们必须要服从组织的全盘计划,分阶段分配到位。员工接受资源、支配资源是受权限制约的。如何科学地使用资源创造价值,虽然在工作法中有告知,但是如何控制资源有效利用资源,防止资源浪费,也很有必要在分配资源时给予告知或指导。另外,员工接受资源也属于责任转移,为了预防资源转移时责任事故出现,上司一定要强调或规定责任转移的细节或注意事项,如接收资源时必需的验收手续如何办理,验收的检测方法与手段,验收结束后的责任确认原始凭证的填写与保存、向财务部门报告等细节。

  How:怎样。分配工作时,还要告知员工,对所接受工作结果的预测。即要让员工明白工作的结果或目标、要求、标准,同时告知员工在什么时候要告知“怎样”,即向上司报告,以便上司分析工作结果,全盘统筹团队或部门工作的管理进程。

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