储备资金

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储备资金(Storage Fund)

目录

什么是储备资金

  储备资金是指企业生产过程供应阶段的资金占用。

储备资金的概述

  储备资金的实物形态表现为各种库存材料物资和工具等。储备资金通常有定额属于定额流动资金。储备资金的管理,就是对占用在储备阶段中的各种材料物资和工具等,进行经常的核算、监督、调度,使之经常保持在定额范围之内,既不影响生产,又避免积压和损失浪费,节约使用资金,达到加速资金周转,促进生产发展的目的。

储备资金的管理方法[1]

  储备资金利用是否合理、周转速度快慢,直接影响企业流动资金的周转速度,乃至生产循环往复的各个阶段,关系到企业最终经济效益的高低。所以,必须运用科学方法,健全管理制度,加强对企业的储备资金的管理。

  一、应用ABC管理法

  ABC管理法是现代化经济管理中广泛应用的一种保证重点,兼顾一般的管理方法。按照一定标准把经营对象分成ABC三类,根据不同类型特点,采取不同的管理手段。ABC管理法运用数理统计的方法对企业经营的某一具体的管理对象,选择两个相关的主要标志进行数量分析,计算出该对象中的各个组成部分占总体的比重,将其分为ABC三大类。

  1.在生产消耗上A类材料消耗金额大,品种少,并与产量增减直接相关,所以按定额控制,按生产量和消耗定额供料。超定额耗料,生产车间要提出书面报告,阐明理由,经主管厂长批准后才能供料,并在下一时期扣回超定额耗用部分;B类材料与定量关系不大,但品种较多,耗用金额较大,按品种核定数量限额每月按各单位限额发料,只许少领,不准多耗;C类材料品种繁多,每个品种消耗金额多少与产量增减无关,所以按责任单位核定金额限额,使用厂币控制,只有金额,无数量,品种限额必要时可以串规格、串品种使用。

  2.在不影响质量和品种情况下,贯彻就地就近采购原则,合理安排进料时间、批量和次序,对用量大、价值高、占用总周转额比重大的品种,在订货批量、进料时间以及库存储备上都要重点控制,组织好供需衔接,依最优订货批量,确定订货数量和进料时间,按品名规格,逐一控制,对用量少、价值低的材料按类别作一般控制。

  3.对库存材料要进行定期盘点,一般A类物资需每月盘点一次,B类物资应每季盘点一次,C类物资可半年盘点一次,通过盘点进行平衡,并分析资金占用情况,总结经验,找出差距,采取有效措施、合理使用资金。

  二、归口分级管理

  储备资金要实行归口分级管理。财会科对企业资金实行总的控制,对整个资金使用及定额执行情况监督检查,分析资金计划完成如何及超降原因。物资部门对自己所管辖资金按计划使用,既要保证正常生产供料,又要合理储备,并对车间用料的合理性进行检查指导。物资部门要把资金计划,按照定额将资金指标落实到人,责任到位,实行数量限额和金额限额控制,既要保证再生产需要,又不能超储,必须按计划储备,合理占用资金。

  三、确定先进合理的物资储备定额储备资金定额

  物资储备定额是在一定的生产技术和管理条件下,为保证企业生产经营的顺利进行并取得最好的经济效果,而设置的必要的物资储备数量标准。它是编制物资供应计划的基础,也是采购订货、仓库管理和储备资金管理的主要依据。

  企业的物资储备定额,一般是由经常储备定额保险储备两部分组成。储备资金定额要按照生产实际、物资供应条件和加速资金周转的要求进行核定。

  为了确保材料物资供应既能满足生产需要,避免停工待料,又节约资金占用,防止积压浪费,供应部门通常按品种、类别制定最高储备定额、最低储备定额和经常储备定额

  在生产不断扩大、资金供需矛盾非常突出的情况下,对于国家统一分配的“短浅”物资,应加强计划性,防止扩大储备,加大资金定额,以免造成资金浪费。

  对容易采购的一般物资,要本着节约的原则,勤购少进,尽量减少储备资金占用。

  四、加强仓库管理.减少损失浪费

  加强材料物资库存管理是储备资金管理的重要环节,建立健全仓库管理制度,是保证管好库存材料的重要手段。为随时掌握材料消耗定额、储备定额执行情况,应建立定期的统计报表制度,并采用图表按期公布。建立定期分析、检查和盘点制度,对重要材料建立信息卡片,随时掌握材料动态,严格控制材料最高、最低库存量和采购起点库存量,要定期抽查主要材料物资账存情况,使财会账面余额与仓库实物账余额相符。对报废物资要积极处理,减少损失浪费。

  五、储备资金利用情况分析

  储备资金利用情况分析,主要应从以下几方面进行:

  1.将主要物资的实际库存与定额进行比较,依据有关变动因素,及时合理地调整定额。

  2.对主要品种或价值较大的物资应分析其使用情况,视其有无损失浪费。

  3.分析储备资金占用比上期增减原因,推广先进经验,查堵不利因素。

  4.分析主要物资的进货批量、质量、价格是否符合合同规定,如不相同,应迅速查明原因,避免不应有的损失。

储备资金案例分析

案例一:石化企业的储备资金管理应用分析[2]

  企业为了保证生产正常进行而用于原料及主要材料辅助材料、燃料、包装物备品配件低值易耗品外购半成品物资储备流动资金称储备资金,储备资金是企业生产流动资金的重要组成部分,在工业企业中特别是大型石油化工企业中储备资金占用十分巨大。对储备资金进行管理是企业供应部门的重要职责,企业储备资金管理的目标是以最小的资金占用,最大可能地满足企业生产建设的物资需求。在实现储备资金效益最大化是摆在每个石化企业面前的重要课题。

  一、石化企业储备资金占用的现状和差距

  我国的石化企业的物资储备资金占用一直较大,究其原因主要有以下几个方面:

  ①管理体制相对落后形成的多头采购、层层设库、级级储备的物资供应管理模式;

  ②思想意识保守,不善于利用市场机制,以大库存保生产,超储积压严重,企业储备资金效益十分低下;

  ③备品配件的国产化程度低;

  ④积压报废物资处理不力形成了一个较大的存量资产,严重阻碍供应经济效益的提高。

  近几年,物资管理部门通过加强计划管理,改革供应管理体制,物资供应效益有所提高,但同国内、国际先进水平仍有相当的差距。

  以中国石化集团下属的某大型石化企业为例,近几年来通过机构调整,实行物资采购的统一归口管理,强化计划管理等多种方法,大力压缩库存资金,储备资金占用由1997年的7亿5千万下降到2001年的5亿,但储备资金仍然占固定资产重置价值的2%-2.5%周转天数为180天。而国际上同类企业如BASFBP的储各资金占用仅为固定资产重置价值的1%-1.5%,储备资金的周转天数仅为60天。海尔集团运用现代物流的理念,成功地实现了零库存、零资本营运。中国现已成功加入WTO,石化企业将面临前所未有的激烈竞争,在相同的市场条件下企业只有加强内部管理挖掘自身潜能才能在竞争中立于不败之地.储备资金管理作为企业管理的一个重要方面,必须努力接近或达到国际先进水平。中国石化集团公司近几年来一直将降低储备资金占用作为物资工作的重点,因此石化企业特别是物资供应部门必须将追求储备资金占用效益的最大作为工作目标。

  二、物资储备资金的影响因紊及降低储备资金办法

  企业的储备资金总量C=\sum N_i\times P_i式中C代表企业的全部库存资金,i代表储备物资的总类,Ni代表某一物资的储备数量,Pi代表某一物资的单价,从上式可以看出储备资金占用同储备物资的种类、某一物资的储备量,储备物资的价格有关。石化企业要降低储备资金可以采取下面的方法。

  (1)通用物资、低值易耗品实行配送制供给,实行零库存管理

  企业生产所需的物资品种繁多,对于大企业更是如此,如果凡是生产所需的物资全部都储备的话,势必形成很大的库存,占用大量的储备资金。经过20年的改革开放,10多年的市场经济的建设,综合国力大大增强,市场上商品供应充足,己由过去的卖方市场变为买方市场,企业完全可以利用市场经济的有利条件实行这类物资的零库存管理。企业不但可以根据需要随时采购,而且可以采取配送等现代化的供应方法来保证供应。所谓配送是按用户的订货要求,在物流据点进行分货、配货工作,并将配好的货送达用户。配送有以下特点:

  ①配送是从物流据点至用户的一种特殊送货形式。从事送货的是专职流通企业,而不是生产企业,配送是中转送货;

  ②配送不是单纯的运输输送,而是运输与其他活动共同构成的组合体;

  ③配送是以供给者送货到用户的服务性供应;

  ④配送是在全面配货纂础土,完全按用户的要求,包括种类、品种搭配、数量、时间等方面的要求所进行的运送.配送是现代化专业化的流动分工方式,是大生产、专业化分工在流通领域的反映。

  企业需要上述物资只要将审批后的计划报给选定的配送企业,配送企业根据要求即可供货。供应部门既可以保证供应降低储备,又可以减少在市场上的频繁采购,提高供应效率,节约人力物力。以中国石化集团公司下属的某大型石化企业为例,它们从1998年起对企业生产所需的全部55大类物资根据对生产影响程度,市场商品的丰富程度选择了建筑材料、玻璃仪器、化学试剂、橡胶及制品、油漆料、包装物、轻纺产品、劳保用品、电工材料、日用电器、消防器材、小型机械、专用工具、通用工具、焊接材料、建筑用五金产品、密封件、杂品共18大类作为零库存管理,大大地减少了储各品种。对这类物资在实行零库存后,强化计划管理,发挥对供应商管理的职能,运用定点供应、配送制等方法保证了供应,收到良好的效果。

  (2)大宗原辅材料实行经济储备定额

  大宗的原辅材料由于消耗有一定的规律性,根据一定时期的生产任务即可确定需用量。对这类物资完全可以通过确定这类物资的经济订货批量来确定经济储备定额,达到以最少的资金占用,确保物资供应。经济批量法它是根据订购费用和保管费用相互对立的支出特点,通过对有关资料的分析和计算以得最小存储费用的目的出发,得最佳经济批量的一种方法。经济批量的数学模型为:

  EOQ=2K×D/P×I式中:EOQ为经济订货批量:K为每次订购费用;D为年度物资需用量;P为物资的单价:I为每年保管费系数,以物资储备价值的百分比表示。

  (3)努力压缩备品配件库存资金

  根据统计现在石化企业储各资金中的85%-90%为备品配件的储各,因此如何降低备件储备资金是减少储备资金占用的关键。备品配件是指为确保企业连续生产而储备的机电仪设备零部件的总和,企业要保证连续生产必须储存一定的备品配件。要降低备品配件的库存资金可以从以下几个方面入手。

  ①制定合理的备品配件的储备定额,并根据实际情况适时修正,确保储各定额先进、合理。必须在认真统计设各的备件消耗量的基础上编制备件的储备定额。每台设备的备品配件的消耗量都要认真统计,绝不能仅统计部分设各来推算其它同类设备的备件消耗量,因为每台设备的使用工况不同,其消耗的备件也不可能相同。如果仅根据部分设各的消耗量来推算其它设备的备件势必造成备件储各量不符合实际极有可能造成库存储备量过大,从而占用过多的储各资金。

  ②要根据各类备件消耗特点正确选择储备形式。根据各品配件的使用寿命的长短通常将备品配件分为易损件、一般件事故件。易损件是指平均使用寿命在一年以下的备品配件,一般件是指备件的使用寿命在一年以上五年以上的备品配件,事故备件是指平均使用寿命在5年以上、制造周期长、材料特殊、价值大的重要备品配件。各件储备定额的计算公式为:

  M=K×N×A/P×T式中:M为某种备件的储备定;N为某种各件的单机配量;A为相同设备的台数:尸为零部件的平均使用寿命:T为平均订货周期;K为零件的通用系统,随A×N积增大减少。

  从公式中可以知道零件的通用性程度越高,各件的储备量越少。易损件大都为油封、O形环、机械密封等消耗性备件,有一定的通用性,因此要利用这类备件通用性的特点,归类集中储备,加速周转以降低这类备件的储备量。在厂内首先要改变易损件按设各位号储存的方法,在有条件的单位可以实行这类各件公司或一定区域内的集中储各。实行集中管理后由于加大了周转量,有利调动供应商的积极性,推行社会库存,用后付款的方式来保证这类物资的供应。以石化集团公司某企业为例,在1998年实行了轴承等6大类各件公司内的集中储备,仅轴承一项就节约储各资金2000万元,收到了很好的效果。一般性备件要努力减少储备量,尽力推行零库存管理,由于一般性备品配件专用性强,这类备件占全部备品配件资金的50%左右,是备件库存结构一年、三年以上无动态物资的重要组成部分,如何管理这类备件做到既保证生产需要又达到储备合理也就显得十分重要。备件的零库存管理是指对部分备品配件平时不作储备或少储备,根据设备检修计划,适时采购,做到随到随用的供应模式。实行零库存管理的各件必须满足下面的二个条件:

  • 不经常使用;
  • 制造周期短。

  现在库存中大量储各的一般性备件都符合上面二个条件,以离心泵现储备的备件项目为例,一般储备,叶轮、泵轴、轴套、叶轮口环、壳体口环、叶轮螺母、连轴节、连轴节螺栓,除叶轮、泵轴及材料特殊的部件需要较长的准备周期外,其它部件均可以在相当短的时间内保质保量地供应。这类各件完全可以根据设备的检修计划来准备各品配件,即使偶然发生设备事故,只要充分发挥定点供应的优势也可以极时得到解决。因此对普通的离心泵备件建议平时仅储各叶轮、泵轴即可。其它的如压缩机、风机类设备也同样存在大量的类似备件,完全可以推行零库存管理。事故性各件企业必须储备,不储备有可能给企业造成重大的损失。

  降低事故性备品配件储各资金占用可以通过下面的两个方法来解决:

  ①开展修旧利废工作。事故件价值高,制造周期长,一般都具有修复价值,通常投入新件价值20%-30%的资金就可以100%恢复使用功能,对修复后的备件经检定后,以修复的价值重新入库,对确实无法修复的事故性备件再考虑购置新件,这样既可以直接减少成本,又可以降低储备;

  ②根据现场设备的实际情况,合理确定事故件的订货时机,避免一长期储而不用;

  ③要合理确定各件的价格。

  备品配件的价格既直接影响企业的生产成本,也是影响储备资金占用的一个重要因素.对易损件、一般性各件采取协商定价,坚持货比三家的原则,制定统一的工时定额和工时单价作为审核分项报价的依据。对大型事故件采取招投标的方式组织订货,按照招标投标法的要求规范运作,推行专家采购,集中批量采购。仍以中国石化集团的某企业为例,近几年较好地坚持了上述做法,年采购资金节约率均在15%以上。继续坚持积极稳妥原则大力开展备品配件的国产化工作,进口备件价格高,周期长,使用进口备件势必加大储备,因此物资供应部门要大力开展备品配件国产化工作,切实降低备品配件的储备资金占用。

  (4)加强积压、闲置、报废物资的处理

  石化企业储备资金中都存在一定量的积压、报废物资,这部分物资长期占用储备资金严重制约着库存结构的进一步改善。首先要对库存物资进行全面清理,根据各类物资的定义列出积压、闲置、报废物资清单。其次要加强对上述物资的处理,对报废物资要适时进行帐面处理,对闲置、积压物资要根据物资的实际情况通过改代利用、调剂、厂家折价回购等多种方法进行处理,最大可能盘活上述存量资产。要把对积压物资的处理成效,作为对业务人员考核的内容之三、进一步降低储备资金的条件。

  (l)首先要提高从业人员的素质,无论是实行通用物资、低值易耗品的市场配送,大宗原材料的经济批量储各,还是各品配件的集中归类管理以及备品配件的国产化都必须有赖于人员素质的提高。物资管理人员一定要加强业务知识的学习,用先进的物资管理理念指导实际的供应工作。

  (2)进一步加强物资计划管理。计划管理是物资管理的关键环节,要充分发挥市场经济的优势,保证企业物资供应,计划工作必须加强。物资计划越准确,企业物资供应越有保证,无论是物资的零库存管理,积压、报废物资处理,还是配送、商家厂家代保管代储存都依赖于物资计划。因此必须十分重视物资编制,努力提高计划准确率、及时率、合格率。

  (3)比较合理的检修计划,高素质的检修队伍。各品配件实行零库存管理后,适时购进备品配件,必须依赖于正确的检修计划,否则有可能影响石化企业的连续生产。

  同样由于库存物资不再是以前的大库存,如果说检修质量不高频繁返工,物资的供应量将出现不足导致影响生产的事件发生。

  (4)良好的市场条件,稳定的供货渠道。随着生产力水平的提高,社会分工越来越细,各企业可能是在一个相对狭窄的领域内生产经营,每个企业都有一定的规模不能无限扩张,同其它企业密切合作可以降低交易费用,是保证企业成功的关键,供应商、企业、客户组成了一个共同的价值链,企业要想发展的好,这个价值链就应该畅通无阻,每一个环节都不能出问题。作为一个企业,在考虑自身利益的同时,也要考虑客户的利益和供应商的利益,保证各自合理的利润才是企业发展的长久大计,企业同供应商的利益是一致的。

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参考文献

  1. 王海燕.浅议储备资金的管理[J].经济工作导刊.2003(13)
  2. 蔡国平.浅论石化企业的储备资金管理[J].机械,2002,29(z1)
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