信息资源整合

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　　信息资源整合是指对在不同区域、管理单元中分散存储和管理的各类信息资源,通过一定的方法和手段，将其联结成一个结构有序、管理一体化、配置合理的有机整体的过程。

　　1、社会经济背景

　　人类社会即将进入信息需求快速增长的知识经济时代，企业为在竞争中确立优势必须重新审视与价值链上其他相关企业的联系，掌握充分相关的信息以做出正确的分析和决策，信息将在企业发展中发挥着越来越重要的作用。同时，信息技术的发展也带动了信息需求的增长，人们的信息需求不断的膨胀，除了对已发生事项的了解外，人们更需要与未来发展相关的信息，这些都需要有一套新的能提供增值性有效信息的系统来辅助实现。

　　2、理论背景

　　①信息经济学的研究与发展。信息经济学揭示了信息活动自身的经济规律、信息与经济的相互作用机制，认识了信息与经济行为的关系，使人们意识到信息在经济活动中的价值，并为人们在经济活动中开发利用信息的价值，提高信息利用效率提供了理论和方法。

　　②新的管理方法和理论成果的提出。随着社会经济的发展，系统性和关联性成为企业管理活动的主要特征。20世纪七八十年代在企业管理领域出现了一些新的管理思想和方法，如价值链管理、立体管理[2]（P38）、作业管理等，这些管理思想都强调重视与企业相关的信息并对其进行全面系统的运用。

　　①主动性。

　　信息资源整合可以实现信息需求者和信息提供者的互动，由“要我提供”变为“我要提供”。

　　②广泛性。

　　信息资源整合要求企业尽可能的扩大信息源，利用一切可以动员利用的相关人员随时随地的利用各种方式收集各种各样的信息。

　　③动态性。

　　信息资源整合运用各种信息加工处理手段动态的反映企业生产经营活动的过程。

　　④整体性。

　　信息资源整合要综合考虑企业内部、外部的相关信息使用者的需求，针对各方面的需要对信息进行整理合成，这就要求信息资源整合部门具有系统性、整体性的思想，要对企业的发展战略、环境等有一个整体性的认识。

　　⑤多样性。

　　信息资源整合的多样性体现在两个方面：一方面，企业在进行信息资源整合时要运用各种信息处理手段，另一方面，整合好的信息会以各种输出形式提供给相关的信息使用者。

　　1、共建共享的原则

　　共建共享是信息资源宏观优化与整合的思想基础,是图书馆事业整体建设的一项重要任务,从第一次科学技术大会后,我国图书馆就提出了文献信息资源共建共享、整体化建设的设想,直到今天已经40多年,受各种因素的制约,共建共享只是在各系统图书馆逐步推行,而没有形成一个若干个信息管理系统与检索中心,致使共建共享滞后。网络环境为信息资源共建共享提供了技术保障,目前三大系统相应建立了自己的信息资源保障与服务体系,省内各系统也建立相应的信息资源服务,如各省的电子图书馆,但未形成统一的信息资源保障与服务体系,如教育部的高校文献资源保障(Calis)系统,中国科技部建立的国家科技文献中心和中国数字图书馆。共建共享的原则必须打破管理系统的概念,在三大系统目前的基础上主动联合,走信息资源建设与服务一体化之路,形成国家和省(区)两级保障与中等城市和实体图书馆四级服务体系。

　　2、节约经费的原则

　　共建共享必须遵循经费节约的理念,按照节约的原则,在国家和各省中心的统一安排下进行分工收藏。要充分认识网络的优势和节约经费的重要性,从全局出发考虑,从满足用户需要出发考虑,打破资源本馆拥有的界限。现代技术条件下,信息无处不在,无处不有,信息的发布和传播方式具有多、快、广、散的特点,个体图书馆的经费难以满足本馆用户需要,更难满足网络用户的需求,需要对各馆的资金进行重组,形成合力,提高文献信息的保障率。实现经费与信息资源的宏观调控与优化整合。

　　3、分工协作的原则

　　分工协作的原则是在信息资源共建共享和节约经费共识的基础上,在资源建设与信息开发方面采取的一种方式,也是信息资源宏观整合的一条原则,该原则在国家科技图书文献中心建设中得以落实,并取得了较好的效果。国家科技图书文献中心是在国家科技部的领导下,以中国科学院文献情报中心等八家图书情报单位组成联盟。要使分工协作的原则得以较好的贯彻落实,必须有一个强有力的联盟形式的领导班子,由上级部门领导直接管理,实行统一领导、统一协调,保证各馆分工学科任务的落实,形成统一资源、统一报导和统一服务的平台。

　　4、资源与利用相统一的原则

　　信息资源的宏观整合必须坚持资源与利用相统一的原则。分工协作收藏体现在收藏方面形成文献信息资源的保障体系,但分头收藏与分头服务,并不是信息资源的优化整合。资源与利用相统一的原则体现了宏观整合目的。在信息网络化时代,无论信息资源处于何处何地,都能实现远程服务,网络化的这种优势通过联盟集团进行整合,使其形成统一的服务方式,向用户提供一站式的服务,这种一站式服务能够充分发挥联盟的信息优势,扩大了图书馆联盟集团的影响,不仅极大地方便了信息用户的检索和利用,同时从营销角度,也能取得较大的社会效益和经济效益,是未来图书馆建设和发展的模式之一。

　　信息资源整合的对象是信息资源整合机制的关键环节。张久珍和张晓琳等在整合对象上有一致的看法，即

　　（1）不同载体、不同类型的信息资源之间的整合，包括印刷型、电子型、网络型、虚拟资源的整合。

　　（2）各种电子资源的整合，如电子图书、电子期刊、光盘数据库等。

　　（3）本地资源和远程资源之间的整合。另外，张久珍以为整合对象还包括图书馆内部资源和外部资源的整合；

　　张晓琳等认为对象还应包括传统信息资源的数字化转化工作，实现从印本资源到电子资源的转化。而马文峰认为这里的信息资源是指经过一定程度加工整序过的相对独立的数字资源系统，不包括网上无序的和自身没有控制的数字信息资源。

　　信息资源整合的目标是信息资源整合最后要达到的目的。张久珍和张晓琳等分别从对象、用户和服务角度阐述了信息资源整合的目标：

　　（1）为用户提供一站式信息服务，满足用户全方位、多渠道的获取信息的要求。

　　（2）提供更加丰富的信息资源，建立分布式信息资源保障体系，实现信息的无缝连接。

　　（3）实现更大范围、更有深度的资源共享。

　　（4）利用整合的信息资源提高为用户服务的能力。

　　（5）促进形成以用户为中心，以资源为基础的学习环境、研究环境。

　　另外，何蕾认为信息资源整合的目标是实现信息资源的结构化和有序化，整合以面向资源的工作方式，建立统一的信息资源访问调用接口和资源索引。

　　信息资源整合由于具有较强的技术性和多层次性，学者们对它概括了不同的模式与模型。张文德将整合模型分为三层：人机交换层、信息处理层和信息收集层；王红等则把整合模式分为数字图书馆的分布式模式、虚拟图书馆模式、基于OPAC书目系统的资源整合模式、基于知识体系的资源整合模式；马文峰提出的整合模式包括四个层次

　　①汇合整合方式，主要是基于OPAC资源系统的一种整合方式

　　②组合整合方式，是多个数据库系统的有机优化整合

　　③重组整合方式，是基于数字图书馆应用系统的一种资源整合方式

　　④一体化综合整合方式，是在OPAC资源整合系统和数字图书馆资源整合系统之间再建立多维关联，实现各种元数据之间以及其它资源对象之间的互操作；

　　而李大玲则从伪资源整合、局部资源整合和标准资源整合三个方面提出了网络环境下资源整合的模式；苏新宁认为整合模式应包括三个层面，第一层是数据层（资源层），即把有关信息资源集中为一体，第二层是操作层（有成服务层或中间层），即通过软件或平台对有关信息资源进行统一利用，第三层是系统层（又称应用层），即包含数据内容、软件系统以及基础设施的全面整合；章成志构建的信息资源整合模型是一个四柱（社会人文环境的组织、法律保障支柱、自然科技环境的安全和标准化支柱）和四层（基础层、数据层、服务层和应用层）整合形成的三维视图模型。

　　1、有利于满足信息使用者多元化的信息需求

　　现有的会计信息系统提供的信息的增值性不强，造成信息使用者对信息的理解有困难。信息资源整合将弥补会计的这些缺陷，通过广泛的信息收集，深入的整合分析，向信息使用者提供增值性的有效信息。

　　2、有利于企业确立竞争优势，实现长远发展

　　通过信息资源整合企业可以对自身、竞争对手、顾客等的情况有相当的了解，发现自身的优势和劣势，扬长避短，以在激烈的市场竞争中取胜。同时，信息资源整合还能通过对企业内外部信息的整合，对企业及行业的现状和发展趋势形成整体性的认识，为企业发展战略的设计提供建议。

　　3、有利于促进宏观经济的有效运行

　　企业信息资源整合系统建立以后，整个社会将实现信息交流的通畅和高效，从而实现社会范围内的资源有效配置，这对于宏观经济运行有积极的促进作用。

　　从社会发展的现状来看，实施信息资源整合的条件正在逐渐具备，当条件成熟以后，信息资源整合将取代会计成为更有效的管理手段。

　　1、企业和社会信息意识的逐步建立

　　现在企业对信息资源的利用大部分仍是不系统的，但应该看到越来越多的企业已经注意到信息对企业发展的重要性，信息意识正逐渐在企业中确立，当整个社会都意识到信息在经济发展中的重要作用时，信息资源整合系统的建立将成为可能。

　　2、现代化信息加工处理手段日益广泛的应用

　　应该看到，信息技术在企业中应用越来越广泛，其职能正逐渐由核算向管理转变，有了先进信息技术支持，复杂信息加工处理过程将变得方便可行。

　　3、企业人力资源素质的提高

　　随着全社会教育水平的发展，人力资源素质将会得以全面提高，具有综合信息处理技能的高级人才，将会满足信息资源整合的人才需求。

　　信息资源的整合往往涉及到学校内部业务流程的再造，需要学校、合作伙伴、国家相关职能部门等多个单位的共同参与，是一项复杂的系统工程，具有若干不确定因素，因而存在着许多风险。这些风险可能来自信息资源整合前、整合过程中以及整合过程以后，既有可能来自学校内部，也有可能来自学校外部。如果对此认识不清，对风险的处理不当，将会给高校的信息化应用带来许多负面影响。

　　下面从环境风险、管理风险、财务风险、技术风险、人员协调风险以及流程再造风险等几个方面，讨论高校信息资源整合中的风险。

　　（1）环境风险

　　环境风险是指来自国家的政策、法规，学校的规定、体制的变革等给资源整合带来的风险。从宏观层面看，到目前为止，国家在信息资源整合方面还没有强制性的法规和比较全面的技术标准，因此，在某个具体的高校范围内实施资源整合是可行的，但从一个行业乃至国家信息化建设的层面看，仍然存在着各自为政的信息孤岛现象。对某个高校而言，如果今后遇到国家政策的调整，则本单位的信息资源整合也必将以失败告终。

　　（2）管理风险

　　管理风险是指在资源整合项目过程中出现的风险，包括①高层战略风险。资源整合的指导思想、战略目标不清或有误等；②对资源整合调查不实所导致的风险。如：对信息资源特别是对现有在用的信息资源所存在的问题调查不全面等；③决策风险。不能清晰地描述资源整合所要达到的效果；一味追求技术先进、大手笔投资而忽视对绩效的考核等；④项目规划风险。对资源整合中的计划、进度安排等考虑不周；⑤项目实施风险。对项目参与人员的安排不当，以及对项目进度或设备等的变更控制不力等所导致的风险等。

　　（3）财务风险

　　财务风险是指资源整合在实施过程中出现的由于资金融通困难等因素而影响资源整合预期目标的实现。近几年来，随着高校招生规模的扩大，许多高校进行了新校区建设而占用了大量的资金，不少高校甚至出现了资金周转困难等情况。在这个背景下搞信息资源的整合，需要充分考虑财务风险以及由于盲目上马信息资源整合项目而导致的法律风险等。财务风险的另一个重要表现形式是成本风险，即超出信息资源整合项目预算的风险，这在信息系统建设项目中会经常出现。影响成本风险的因素主要有：有关职能部门的工作人员责任心不强，预算的论证不科学、不充分；项目前期调研不充分，致使项目实施过程中出现的大量变更等等。

　　（4）技术风险

　　技术风险是指由于技术方面的原因所造成的风险。一般情况下，技术风险主要来源两个方面，一是由于项目承建方员工的技术水平有限，不能胜任信息整合工作而带来的风险。另一方面是指由于信息技术高速发展以及信息系统本身所无法克服的漏洞、威胁等所带来的固有风险。

　　（5）人员协调风险

　　人员协调风险是指资源整合在实施过程中由于项目参与人的消极、不合作或不够重视等因素所造成的风险。其表现形式有：学校员工对资源整合的认识不足，不能清楚地描述和说明资源整合的目的、内容、范围以及现有资源的现状等；不配合项目承建方技术开发人员找出解决资源整合问题的合理方法等等。对项目承建方而言，不主动与用户单位搞好人际关系；一味以经济利益为重，工作墨守成规，不能有效地组织与用户单位进行多次的反馈交流等等。

　　（6）流程再造风险

　　流程再造风险是指由于资源整合使原有的组织结构、工作模式及业务行为方式等随之发生变革所带来的风险。

　　由于资源整合是以更好地实现信息资源的共享为出发点，因此，资源整合的实施必将打破学校原来的部门分割、各自为政的局面,这势必导致学校的组织结构进行改变，对业务流程进行重新设计，这会使学校所有员工的工作角色发生变化，这种角色的改变一旦牵涉到员工自身的职权和切身利益时，就容易产生抵触情绪。其次，资源整合的结果可能迫使员工改变过去长期养成的工作习惯，很可能使学校员工不能马上适应，从而产生不满情绪，会给学校的业务运作带来风险。

　　（1）环境风险的防范

　　对环境风险的防范对策是要以系统观和全局观作为资源整合的指导思想，不断调整观念和方法，适时进行体制改革，提高管理层的决策水平，增强风险防范意识，最大限度地降低由于环境的变化所带来的风险，以适应由于资源整合而引起的新需求和新应用的挑战；建立风险管理组织机构，落实风险责任；编制风险管理手册，内容应明确包括：风险的类型、可能产生的危害、每一个风险的控制部门、风险控制的手段、方法等内容，其中，风险控制的手段应写明风险预防措施、风险转移后的索赔以及风险发生后的对策等内容；要求学校所有员工按照风险管理手册规定的程序、方法应对可能遇到的风险。

　　（2）管理风险的防范

　　对管理风险的防范对策是将资源整合看作一个系统工程，并对其进行管理科学化、标准化、制度化的管理。首先，要明确要做什么？这是资源整合的目标和方向问题；如何做？这是资源整合的方法和手段问题；谁来做？这是资源整合的组织和责任问题。其次，要积极学习国内外先进的工程管理方法，依靠科学的管理去实现控制目标。比如，分析与完善资源整合各阶段的风险责任体系；做好招投标工作；严格按照ISO质量体系规定的程序和要求，在资源整合项目实施的全过程中实行全面质量管理等等。

　　（3）对流程再造风险的防范

　　对流程再造风险的防范对策首先是学校领导要高度重视。因为，信息资源整合动作大、历时长，是一个引入新思想、新方法、新观念的改革过程，涉及到学校多个部门和人员，是一项全局性的工作。只有学校高层领导的高度重视，才能合理地确定资源整合的目标和途径，打破部门条块分割的局面，才能决定投资规模、调整机构、确定新的业务流程等，避免由于流程再造而产生的风险。其次，学校应做好必要的宣传工作，使各部门、每个职工能充分认识到资源整合潜在的效益以及对学校发展的重要性，教育好员工认真学习新业务、新知识，以极强的责任心和主人翁态度积极参与这项工作，正确理解资源整合对学校现行管理模式的影响，正确看待资源整合过程中可能出现的暂时困难。

　　（4）对技术风险的防范

　　对技术风险的防范措施总体而言宜采用“逐步更新，分步实施、不断改进”的原则。在系统软件设计时，不能贪图新颖和时髦、好高骛远，而应强调使用上的便利性；在开发工具的选择上，要充分考虑成熟性和稳定性，避免选择业界最先进的开发工具和平台，以防止由于信息技术的不稳定等所带来的风险；此外，还要考虑到原有各类信息系统的特点以及资源整合后系统的开放性，以便于将来信息的采集、转换、存储等工作的实施；第三，在技术控制手段方面，还需考虑采用适当的安全控制措施：如：数据库安全，病毒的防护，用户级安全、采取有效的防雷、防电、防磁措施，对数据进行定期备份等等，这样可最大限度地降低技术风险的危害。

　　（5）财务风险的防范

　　对财务风险的防范措施首先是要提高防范财务风险的意识。在资源整合项目决策前，要加强项目预算的前期论证和调研工作，使预算工作与学校长期的资源整合发展战略相适应；在合同签订阶段，要重点关注合同形式的合法性、合同内容的严谨性以及合同执行的可行性，以避免今后的扯皮和索赔风险；加强对资源整合项目资金的调度管理，保证资金的集中调控,提高资金的使用效率，以实现对资金的总体控制；充分考虑合同工期、施工现场条件、目标成本等因素，制订出科学先进的、经济合理的施工方案，以达到提高质量、降低成本的目的等等。

　　（6）人员协调风险的防范

　　对人员协调风险的防范措施首先学校要专门建立一个机构，负责资源整合项目的规划、论证、与相关部门的沟通、协调工作；其次，选择一个技术开发经验丰富，同时具有良好声誉的合作伙伴；第三，选择一个经验丰富的信息系统工程监理单位，依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同，帮助学校从专业的角度,加强与合作单位技术人员的沟通等等。